إدارة المكاتب المتقدمة ومهارات الإدارة الفعالة

مقدمة:

‏في الاقتصاد العالمي اليوم ، فإن تنظيم وإدارة أي منظمة ، هو تمكين المنظمة ، من خلال التأكد من أن موظفيها في وضع قوي للتنافس في السوق العالمية. تمكن هذه الدورة المشاركين من تحديد وفحص المكونات الرئيسية لمهارات الإدارة المكتبية ،ستساعدك هذه الدورة التدريبية التفاعلية والمتقدمة لإدارة المكاتب ومهارات الإدارة الفعالة على تطوير وصقل المهارات اللازمة للتفوق كمدير مكتب أو مسؤول أو سكرتير تنفيذي. ‏وسوف تستكشف بعمق المهارات الشخصية والسلوكية اللازمة لضمان استعدادك الجيد لتحديات العمل مع مجموعة متنوعة من أساليب الإدارة. سوف تتعلم أيضا كيفية البقاء في السيطرة أثناء التعامل مع الأولويات المتضاربة.‏

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين الإداريين التنفيذيين في مواجهة التحديات الحديثة .
• استخدام التكنولوجيا للقيام بمعظم الأعمال ولإبقاء التواصل مع المكتب والمدير .
• تنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير .
• وضع مقاييس الجودة للحصول على بيئة عمل تحفيزية ومنتجة .
• تحديد وتحسين الكفاءات المطلوبة لزيادة قيمة الخدمات المضافة .
• تطوير الكفاءات والمهارات في إدارة المكاتب الحديثة .
• تطوير مهارات الإدارة المكتبية وكذلك مهارات الاتصال الفعال .
• اكتساب وتطوير مهارات تنظيم الاجتماعات, مهارات تنسيق المذكرات والرسائل, وكذلك مهارات التعامل مع الآخرين .
• ‏زيادة قدرات ومهارات الاتصال لمزيد من الكفاءة والفعالية .‏
• كيفية البناء والعمل بفعالية وبشكل جماعي من أجل نجاح منظمتهم .

الفئات المستهدفة:

‏الموظفون الإداريون والمساعدون الشخصيون للمديرين التنفيذيين الكبار والمتوسطين والأمناء والضباط المشاركين في إدارة السجلات في المؤسسات .‏

محتوى البرنامج:

اﻟﻣﻔﺎھﯾم اﻟﻣﻌﺎﺻرة  في ادارة اﻟﻣﻛﺎﺗب:

• نظرة عامة على إدارة المكاتب‏
• ‏مواءمة الغرض الشخصي مع الرؤية والرسالة التنظيمية‏
• ‏المهارات الإدارية الأساسية‏
• ‏التمكين الذاتي وإدارة الذات‏
• ‏إدارة الرئيس الصعب‏
• ‏الإبداع والتفكير خارج الصندوق‏
• ‏إدارة الصراع والغضب‏
• ‏إدارة الاجتماعات بفعالية وكفاءة
•  ‏إدارة الاتصالات‏ وإدارة علاقات العمل‏
• ‏إدارة الوقت‏ والتحفيز الذاتي
•  ‏الاتجاهات في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات

‏فعالية الكفاءة التنظيمية (السلوكية والتقنية):‏

• ‏قياس كيفية القيام بالأشياء وكذلك ما يجب أن تحققه‏
•  تحدي وإلهام الآخرين لتحقيق الأهداف الطموحة التي تقدم أداء استثنائيا‏
•  مساعدة الأفراد على تحمل مسؤولية جعل المنظمة تقدم قيمة‏
•  تعزيز الإنتاجية والحد من الصراع/الوقت الضائع‏
•  حماية وتعزيز سمعة الأعمال‏
•  ضمان تنفيذ المعايير التنظيمية واحترامها‏

اﻟﻣﮭﺎرات واﻟﻣﻌﺎرف اﻟداﻋﻣﺔ ﻟﻣدﯾر اﻟﻣﻛﺗب اﻟﻣﺣﺗرف:

• اﻟﻣﮭﺎرات اﻻدارﯾﺔ اﻟذاﺗﯾﺔ واﻟﺳﻠوﻛﯾﺔ
• ﻣﮭﺎرات اﻻﺗﺻﺎل واﻻﺑﺗﻛﺎر
• ﻣﮭﺎرات اﻋداد وﻛﺗﺎﺑﺔ اﻟﺗﻘﺎرﯾر و اﻟﺧطﺎﺑﺎت و اﻟﻣذﻛرات اﻹدارﯾﺔ 
• ﻓﻧون اﻻﺗﯾﻛﯾت و ﻣﮭﺎرات اﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺟﻣﮭور 
• اﻟﻣﮭﺎرات اﻟﻣﮭﻧﯾﺔ ﻟﻣدراء اﻟﻣﻛﺎﺗب و اﻟﻣﺳﺎﻋدﯾن اﻟﺷﺧﺻﯾﯾن.
• ﻧظﺎم اﻟﻣﻌﻠوﻣﺎت اﻹداري و دور ﻣدﯾر اﻟﻣﻛﺗب
• ﻛﯾﻔﯾﺔ ﺗوﻓﯾر اﻟﻣﻌﻠوﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻻﺗﺧﺎذ اﻟﻘرارات وﻣﺗﺎﺑﻌﺗﮭﺎ 
• ﺗﻛﻧوﻟوﺟﯾﺎ اﻻﺗﺻﺎﻻت واﻟﺷﺑﻛﺎت 
• اﻟﻣﻧﮭﺞ اﻻﺑﺗﻛﺎري و اﻟﺗﻔﻛﯾر اﻹﺑداﻋﻲ ﻟﻣدراء اﻟﻣﻛﺎﺗب 
• اﻟﺗﺧطﯾط واﻹﻋداد و اﻟﺻﯾﺎﻏﺔ اﻟﻘﯾﻘﺔ ﻟﻣﺣﺎﺿر اﻻﺟﺗﻣﺎﻋﺎت 

إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة:

•  أنظمة تخزين الملفات المتقنة:
  • خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل
  • الأرشفة الالكترونية
• إدارة السجلات:
  • السجلات ودورة المعلومات
  • المشاكل المشتركة في إدارة السجلات
  • قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية
  • قائمة الرجوع إلى الأسماء الشخصية

اﻟﻣﮭﺎرات و اﻟﻣﮭﺎم اﻻﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ اﻟﻼزﻣﺔ لمدير المكتب:

• ﺗﻧظﯾم اﻟﻣﺣﻔوظﺎت اﻟﺻﺎدرة و اﻟواردة إﻟﻛﺗروﻧﯾﺎ 
• ﺗﻧظﯾم وﺗرﺗﯾب اﻟﻣﻠﻔﺎت إﻟﻛﺗروﻧﯾﺎ
• إﻋداد اﻟﻣراﺳﻼت و اﻟﻣذﻛرات وﻋرق اﻷوراق اﻹﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ
• ﻓن اﻟﺣدﯾث و اﻹﻧﺻﺎت (ﻣﮭﺎرات اﻟﺗﻘدﯾم و اﻟﻌرض اﻹﻟﻛﺗروﻧﻲ)
• ﺗﺧطﯾط اﻟوﻗت و ﺗﻧظﯾم اﻻﺟﺗﻣﺎﻋﺎت إﻟﻛﺗروﻧﯾﺎ (اﻻﺳﺗﺛﻣﺎر ﻋن ﺑﻌد)
• اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ اﻹدارة اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ اﻟﺣدﯾﺛﺔ ﻓﻲ ظل اﻹدارة اﻹﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ
• اﺳﺗﺧداﻣﺎت اﻟﺗﻘﻧﯾﺎت اﻟﺣدﯾﺛﺔ ﻓﻲ أﻋﻣﺎل  إدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب
• اﺳﺗراﺗﯾﺟﯾﺎت اﻷرﺷﻔﺔ و اﻟﺣﻔظ وﺗﺄﻣﯾن اﻟوﺛﺎﺋق و اﻻﺳﺗرﺟﺎع اﻹﻟﻛﺗروﻧﻲ
• اﻟﺗﻘﻧﯾﺎت اﻟﺣدﯾﺛﺔ ﻓﻲ ﻣﻛﯾﻧﺔ اﻟﻣﺣﻔوظﺎت واﻟوﺛﺎﺋق
• إدارة ﻣراﻛز اﻟﻣﻌﻠوﻣﺎت وﺗﺄﻣﯾن اﻟوﺛﺎﺋق و اﻟﻣﻠﻔﺎت اﻟﻣﺳﺗﻧدﯾﺔ ﺑﺎﻟﺣﺎﺳب اﻻﻟﻲ
• إدارة ﻣﻛﺎﺗب اﻟﻐد "اﻟﺗﻣﯾز واﻟﺗطوﯾر"

ﻓن ادارة اﻻﺟﺗﻣﺎﻋﺎت ﺑﺎﺳﺗﺧدام اﻟﺗﻛﻧوﻟوﺟﯾﺎ اﻟﺣدﯾﺛﺔ:

• إﻋداد وﺗﻧظﯾم اﻟﻣﻘﺎﺑﻼت و اﻟﻠﻘﺎءات
• إﻋداد و ﺗﻧظﯾم اﻻﺟﺗﻣﺎﻋﺎت و اﻟﻠﺟﺎن
• إﻋداد وﻛﺗﺎﺑﺔ اﻟﻣﺣﺎﺿر و اﻟﺟﻠﺳﺎت و اﻟﺗﻘﺎرﯾر اﻟﻔﻌﺎﻟﺔ
• ﻛﯾﻔﯾﺔ ﻣواﺟﮭﺔ ﺿﻐوط اﻟﻌﻣل و اﻟﺳﯾطرة ﻋﻠﻰ اﻟﻘﻠق و اﻟﺗوﺗر
• ﻣﮭﺎرات اﻻﺗﺻﺎل و اﻟﺗواﺻل

مهارات الاتصال المتقدمة للإداريين:

• التواصل في العمل:
  • تعريف التواصل
  • أنواع التواصل
  • نصائح للتواصل الذكي
• إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية:
  • نصائح لتقديم العروض القوية
  • الخصائص الرئيسية للمتحدثين
  • الخطوات الأربعة للتواصل
  • تحليل الجمهور
  • البنية التشريحية للعروض الجيدة

ﺗدرﯾﺑﺎت ﻋﻣﻠﯾﺔ وورش ﻋﻣل ادارة اﻟﻣﻛﺎﺗب:

• ﻣدراء اﻟﻣﻛﺎﺗب ﻓﻲ ﻣﺷﺎﻛل اﻟﻌﻣل اﻟﯾوﻣﯾﺔ وﻛﯾﻔﯾﺔ اﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻌﮭﺎ
• ﻣﻘوﻣﺎت اﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻻﺧرﯾن (اﻟرؤﺳﺎء و اﻟزﻣﻼء و اﻟﻣرؤوﺳﯾن واﻟﺟﻣﮭور)
•  ﻣﮭﺎرات اﻻﺗﺻﺎل اﻟﺣدﯾﺛﺔ
• ادارة اﻟوﻗت و اﻟﺿﻐوط.
• ﻣﻘﯾﺎس ﻗدرات اﻟﺗﻔﻛﯾر
• ﻣﻘﯾﺎس اﻟذﻛﺎء اﻟﻣﺗﻌدد
• ﻣﻘﯾﺎس اﻟﻧﻣط اﻻﺗﺻﺎﻟﻰ
• ﻣﻘﯾﺎس ﺑﻧﺎء اﻟﻔرﯾق
• ھرم اﻻﺣﺗﯾﺎﺟﺎت اﻻﻧﺳﺎﻧﯾﺔ