إنشاء وتطوير مكتب إدارة المشاريع الفعال

المقدمة :

بناء وإدارة  مكتب إدارة المشاريع بشكل فعال يقدم قيمة كبيرة للمنظمات بشكل عام مثل تقليل التكاليف وتقليل وقت المشروع وكذلك تحسين جودة المشاريع و تحسين القدرة على التوقع و إدارة المخاطر و المشكلات بالإضافة على عدد كبير من المزايا الخاصة بالحوكمة وإدارة المحفظة والقدرة على بناء قاعدة للمعرفة من الدروس المستفادة وتحسين دقة توقعات التكلفة و الوقت و تحسين قنوات الاتصال مع العملاء و أصحاب المصالح في المشاريع و البرامج المختلفة وتحسين القدرة على تطوير المؤسسات في زمن قياسي.

و على الرغم من الفوائد الكبرى لمكتب إدارة المشاريع إلا أنه هناك احصائيات بأن 50% من مكاتب إدارة المشاريع قد تم اغلاقها خلال السنوات الثلاث الأولى لإنشائها (مؤسسة إدارة المشاريع الأمريكية) و هناك إحصائية أخرى تقول أنه منذ 2008 حتى 2014 كان معدل فشل مكاتب إدارة المشاريع في تحقيق أهدافها 50% ( المصدر : جارتنر – إدارة مشاريع 2014 ) و هناك إحصائية ثالثة تقول أنه فقط ثلث المشاريع حول العالم قد تم تنفيذها في الموعد المحدد وبالميزانية المحددة (المصدر: تقرير مجموعة ستاندش – إدارة مشاريع).

سواء كانت مؤسستك تنوي إنشاء مكتب إدارة مشاريع أو أن لديها بالفعل مكتب إدارة مشاريع و ترغب في تطوير أداؤه أو أنك تخطط في بناء و تطوير مكاتب إدارة المشاريع فإن هذه الدورة تم تم تصميمها خصيصاً لذلك وستجد الورش والحالات العملية من الواقع حتى يتم الإستفادة من الدورة بشكل كامل.

الأهداف:

تؤهلك و تمكنك هذه الدورة من الاتي :-

• إنشاء وتطوير مكتب إدارة المشاريع.
• القدرة على معرفة أسباب نجاح وفشل مكاتب إدارة المشاريع.
• القدرة على قياس مستوى أداء إدارة المشاريع والبرامج في المؤسسات وتحديد نقاط الضعف والقوة بغرض التطوير.
• القدرة على تكوين فريق العمل وتطويره وتدريبة وارشاده لإنشاء وتطوير مكتب إدارة المشاريع.
• ممارسة الخطوات العملية لإنشاء وتطويرمكتب إدارة المشاريع من البداية والنهاية.
• التمكن من شرح المفاهيم الأساسية والقيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع للمنظمات.
• تعلم التقنيات و الطرق التي يمكنك من خلالها إنشاء مكتب إدارة مشاريع يقدم قيمة حقيقية لبيئة العمل.
• فهم كيفية التطبيق العمل لمفهوم محفظة إدارة المشاريع والبرامج وكيفية إنشاؤها.
• التعرف على الأدوار المختلفة لمكتب إدارة المشاريع  وكيفية بناؤها وتطويرها.
• تعلم كيفية استخدام منهجيات اجايل "إدارة المشاريع المرنه" في إنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشاريع بكفاءة وتقديم قيمة في اسرع وقت.
• التغلب على العقبات التي تواجه إنشاء وعمل مكتب إدارة المشاريع نتيجة رفض التغيير وذلك عن طريق ممارسة عمليات إدارة التغيير لإحداث التغيير المؤسسة المطلوب.
• الحصول على الخبرة العملية في عملية تطوير مكتب إدارة المشاريع .
• التعرف على الأدوات اللازمة وكيفية استخدامها خطوة بخطوة للحصول على مكتب إدارة مشاريع فعال.
• كيفية تحديد المنهجيات المناسبة للمشروعات والبرامج .
• إعداد هيكل متكامل للمشروعات والبرامج والمحافظ لتحقيق الأهداف الاستراتيجية .
• القدرة على تصميم التقارير المجمعة وشاشات التحكم التفاعلية والخاصة بالمشروعات والبرامج والمحافظ.
• تطوير العاملين بالمؤسسة لضمان نشر ثقافة إدارة المشاريع.
• تطوير مديري المشاريع ولاىالبرامج لتحقيق أفضل النتائج .

منهجية التدريب :

تعتمد طريقة الدورة على شرح مبسط ثم القيام بتقسيم الحاضرين الى مجموعات عمل وكأنهم يقومون بإنشاء أو تطوير مكتب إدارة مشروعات وعن طريق النماذج و شرح الخطوات يمكنهم القيام بجميع المهام المطلوبة مما يجعل ورشة العمل تجربة متميزة فريدة من نوعها وتؤثر بشكل كامل على الحاضرين في مساراتهم الوظيفية بعد الدورة.

المحتويات الرئيسية:

• ماهي القيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع؟

• ماهي القيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع؟
• القيود والفروض لإنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع
• نظرة شامله على عمليات مكتب إدارة المشاريع
• المبادئ الأساسية لمكتب إدارة المشاريع
• تعريفات مكتب إدارة المشاريع
• أنواع مكاتب إدارة المشاريع
• مكتب إدارة المشاريع كمركز للموارد
• الأسماء المختلفة لمكتب إدارة المشاريع
• حلقة نقاشية عن : أهمية مكتب إدارة المشاريع و ما هي التحديات في إنشاؤه أو تطويره؟
• ورشة عمل : تحديد نوع مكتب إدارة المشاريع المناسب لبيئة العمل لديك.

  الأدوار و المسؤوليات بمكتب إدارة المشاريع

• تصميم الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع
• دور مدير مكتب إدارة المشاريع
• إعداد الوصف الوظيفي لفريق عمل مكتب إدارة المشاريع
• ورشة عمل : إعداد مصفوفة المسؤوليات و الصلاحيات 

   تقييم إدارة المشاريع في المؤسسة

• ورشة عمل :  قياس الوضع الحالي 
• ورشة عمل : تحديد الوضع المستهدف
• ورشة عمل : تحليل الفجوة
• ورشة عمل : وضع استراتيجية التنفيذ

  إنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع باستخدام إدارة التغيير

• عمليات إدارة التغيير
• إدماج عمليات إدارة التغيير في إنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع.
• ورشة عمل : تنفيذ و تطوير مكتب إدارة المشاريع كتغيير جوهري داخل المؤسسة

  إنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع باستخدام إدارة المشاريع المرنة "أجايل"

• منهجيات اجايل
• تحديد فريق العمل
• ترتيب الأولويات
• إعداد مراحل التنفيذ السريع
• مخرجات مكتب إدارة المشاريع أثناء البناء.
• التغيير و التطوير

 منهجية بيكاسو في تطوير مكتب إدارة المشاريع

• مقدمة في منهجية بيكاسو
• تطوير و تبسيط العمليات باستخدام طريقة بيكاسو
• حالة عملية.

 التقارير و لوحات التحكم

• كيفية تصميم التقارير الفعالة
• كيفية تصميم لوحات التحكم الفعالة
• إعداد قياسات الأداء للمشاريع
• التقارير و اللوحات المرئية و الفعالة
• تقارير المشروعات
• تقارير البرامج
• تقارير الخطة الاستراتيجية
• حالات عمليه
• ورشة عمل : تصميم لوحة تحكم للإدارة العليا.

 إدارة المنهجيات

• أنواع المنهجيات الخاصة بإدارة المشاريع و البرامج
• إعداد معايير اختيار المنهجيات المناسبة للمشروعات و البرامج المختلفة
• الأدوات المستخدمة في تطوير المنهجيات و جعلها سهلة الاستخدام.
• ورشة عمل : إعداد مصفوفة اختيار المنهجيات للمشاريع.

أدوار أخرى لمكتب إدارة المشاريع

 دور مكتب إدارة المشاريع في التدريب و التطوير

•  دور مكتب إدارة المشاريع في الإرشاد و التوجيه
•   دور مكتب إدارة المشاريع في مراجعة و فحص المشاريع و البرامج
• ورشة عمل : القيام بمراجعة مشروع و إعداد تقرير عن حالته.
•  دور مكتب إدارة المشاريع في إدارة العقود
• دور مكتب إدارة المشاريع في عمليات المشتريات و التعاقدات
• دور مكتب إدارة المشاريع في إدارة العقود.
• ورشة عملية : إعداد النماذج الخاصة بالعقود و المشتريات