بناء وتطوير مكتب ادارة المشاريع PMO وإدارة البرنامج

مقدمة:

على مر السنين تطور دور مكتب إدارة المشـاريع PMO وما زال مستمراً. يهدف مكتب إدارة المشاريع الحديث إلى توحيد المعايير لإدارة المشاريع داخل المنظمة. وهو بمثابة "ذاكرة جماعية أو شاملة" للمنظمة ، وبنك للدروس من المشاريع السابقة ، وتطبيق تلك الدروس لأجل التحسين المستمر لمنهجيات إدارة المشاريع و عملياتها في المنظمة.  مكتب إدارة المشاريع (PMO) الحديث عبارة عن هيكل لدعم اتخاذ القرار والتسليم لتغيير العمل داخل المنظمة. تتطور مكاتب إدارة المشاريع باستمرار حيث تحاول المنظمات ضمان أن يلبي الـ PMO احتياجات المنظمة.

يغطي هذا البرنامج التدريبي المكثف المواضيع الأكثر تقدما في مجال إدارة المشـاريع للمؤسسـات، بما في ذلك نموذج (PMO) إدارة المحافـظ، وإدارة البرامج، والحوكمة، النضج المؤسسـي في مجـل إدارة المشـاريع،  بالإضافة إلى بناء وتطوير مكتب إدارة المشـاريع PMO. ويمنح البرنامج المشاركين كفاءات متقدمة في ما يخص وضع الخطط التكتيكية والاستراتيجية، وانشاء مكاتـب إدارة البرامج علـى النحـو المطلـوب فـي المؤسسـات  الحكوميـة والخاصة، والشـراكة بيـن القطاعيـن العـام الخاص (PPP).

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• إنشاء وتطوير مكتب إدارة المشاريع.
• إدارة الموارد المشتركة عبر المشاريع
• تطوير وإدامة منهجية موحدة لإدارة المشاريع بناءً على أفضل الممارسات
• تطوير وإدامة معايير إدارة المشاريع والسياسات والإجراءات والقوالب
• جدارة الإشراف  وتنسيق الاتصال بين المشاريع .
• الرقابة على الامتثال لمعايير إدارة المشاريع وسياساتها وإجراءاتها، وقوالبها عن طريق فحص المشاريع 
• تحديد وترتيب المشاريع حسب الأولوية والبدء بالمشاريع التي تدعم المبادرات الاستراتيجية وأهداف العمل.
• تخصيص ورصد موارد المنظمة والتأكد من أن هذه الموارد يتم استخدامها بفعالية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
• تحديد المخاطر وتنفيذ استراتيجيات رقابية للمخاطر ذات القيمة العالية.
• تحديد وإغلاق المشاريع التي تكون بلا عائد
• تحديد التغييرات في الاستراتيجية وتحليل الأثر على المشاريع ثم إعادة ترتيب المشاريع حسب الأولوية وإغلاق بعضها إذا لزم الأمر
• تطوير وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية لكل محفظة وبرنامج ومشروع رئيسي
• الإبلاغ عن أي مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية واتخاذ إجراءات بشأنه حسب الضرورة

المنهجية:

تستخدم الدورة مزيجاً من الأساليب التفاعلية مثل العروض التقديمية الموجزة من المستشار والمشاركين، كما تستخدم الدورة العديد من التمارين الجماعية ودراسات الحالة تليها مناقشات عامة بالإضافة إلى التمارين الفردية بإستخدام الحاسوب.

الفئات المستهدفة:

تستهدف هذه الدورة التدريبية مدراء وإداري مكتب إدارة المشاريع (PMO)، وأعضاء مكاتب المشروع، ورعاة المشروع، والمدراء الفنيون، والإدارة العليا، وجميع الأفراد المشاركين في إنشاء وإدارة مكتب إدارة المشاريع ومقاييس المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية.  

محتوى البرنامج:

ماهي القيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع؟

• ماهي القيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع؟
• القيود والفروض لإنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع
• نظرة شامله على عمليات مكتب إدارة المشاريع
• المبادئ الأساسية لمكتب إدارة المشاريع
• تعريفات مكتب إدارة المشاريع
• أنواع مكاتب إدارة المشاريع
• مكتب إدارة المشاريع كمركز للموارد
• حلقة نقاشية عن : أهمية مكتب إدارة المشاريع و ما هي التحديات في إنشاؤه أو تطويره؟
• ورشة عمل : تحديد نوع مكتب إدارة المشاريع المناسب لبيئة العمل  .

الأدوار و المسؤوليات بمكتب إدارة المشاريع:

• تصميم الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع
• دور مدير مكتب إدارة المشاريع
• إعداد الوصف الوظيفي لفريق عمل مكتب إدارة المشاريع
• ورشة عمل : إعداد مصفوفة المسؤوليات و الصلاحيات 

تقييم إدارة المشاريع في المؤسسة:

• ورشة عمل :  قياس الوضع الحالي 
• ورشة عمل : تحديد الوضع المستهدف
• ورشة عمل : تحليل الفجوة
• ورشة عمل : وضع استراتيجية التنفيذ

إنشاء و تطوير مكتب إدارة المشاريع باستخدام إدارة المشاريع المرنة "أجايل":

• منهجيات اجايل
• تحديد فريق العمل
• ترتيب الأولويات
• إعداد مراحل التنفيذ السريع
• مخرجات مكتب إدارة المشاريع أثناء البناء.
• التغيير و التطوير

التقارير و لوحات التحكم:

• كيفية تصميم التقارير الفعالة
• كيفية تصميم لوحات التحكم الفعالة
• إعداد قياسات الأداء للمشاريع
• التقارير و اللوحات المرئية و الفعالة
• تقارير المشروعات
• تقارير البرامج
• تقارير الخطة الاستراتيجية
• حالات عمليه
• ورشة عمل : تصميم لوحة تحكم للإدارة العليا.

إدارة المنهجيات:

• أنواع المنهجيات الخاصة بإدارة المشاريع و البرامج
• إعداد معايير اختيار المنهجيات المناسبة للمشروعات و البرامج المختلفة
• الأدوات المستخدمة في تطوير المنهجيات و جعلها سهلة الاستخدام.
• ورشة عمل : إعداد مصفوفة اختيار المنهجيات للمشاريع.

أدوار أخرى لمكتب إدارة المشاريع:

• دور مكتب إدارة المشاريع في التدريب و التطوير
• دور مكتب إدارة المشاريع في الإرشاد و التوجيه
• دور مكتب إدارة المشاريع في مراجعة و فحص المشاريع و البرامج
• ورشة عمل : القيام بمراجعة مشروع و إعداد تقرير عن حالته.
• دور مكتب إدارة المشاريع في إدارة العقود
• دور مكتب إدارة المشاريع في عمليات المشتريات و التعاقدات
• دور مكتب إدارة المشاريع في إدارة العقود.
• ورشة عملية : إعداد النماذج الخاصة بالعقود و المشتريات