اخصائي السكرتارية والإدارة المكتبية المعتمد

مقدمة:

تعد دورة، اخصائي السكرتارية والإدارة المكتبية المعتمد من يوروماتيك، واحدة من الدورات التدريبية المهمة والتي تتضمن مجموعة شاملة من المهارات والمعرفة اللازمة لتحقيق النجاح في مجال العمل الإداري. والتي تهدف إلى تزويد المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة والكفاءات في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية. ستمكنك هذه الدورة من اكتساب المهارات والجدارات للعمل بفعالية وكفاءة في بيئة المكتب وتنفيذ المهام الإدارية بنجاح.

بدءًا من المهارات الأساسية مثل إدارة المكاتب والمواعيد وتنظيم الملفات، وصولاً إلى مهارات الاتصال والتواصل الفعال، ستساعد هذه الدورة المشاركين على تعزيز قدراتهم في التفاعل مع العملاء والزملاء بشكل محترف وفعال.

تتنوع محتويات الدورة لتشمل أيضًا تعلم استخدام التكنولوجيا المكتبية المتقدمة، مثل استخدام أنظمة إدارة المستندات وبرامج المعالجة النصية والجداول البيانية. سيتعلم المشاركون كيفية إعداد العروض التقديمية وإدارة قواعد البيانات واستخدام برامج البريد الإلكتروني بشكل فعال.

بالإضافة إلى ذلك، ستركز الدورة على تنمية مهارات القيادة والإدارة الفعالة، بما في ذلك تنظيم الفعاليات وإدارة المشاريع وحل المشكلات. ستوفر الدورة أيضًا فهمًا عميقًا لقوانين وأنظمة العمل والأخلاقيات المهنية التي يجب أن يتبعها اخصائي ادارة المكاتب والسكرتارية.

اهداف الدورة:

• تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للعمل بفعالية كأخصائيين في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية
• تعزيز مهارات المشاركين في إدارة المكاتب بشكل فعّال، بما في ذلك تنظيم المستندات والملفات وإدارة المواعيد والمهام اليومية
• تحسين قدرات المشاركين على التواصل بشكل فعّال، سواء  التواصل الشفهي أو الكتابي، مع العملاء والزملاء والجهات الأخرى
• تدريب المشاركين على استخدام الأدوات والبرامج المكتبية المتقدمة بشكل فعّال، مثل برامج  جداول البيانات وإدارة المستندات 
• تعزيز قدرات المشاركين في مجال القيادة والإدارة الفعّالة، وتنظيم الفعاليات وإدارة المشاريع وحل المشكلات المكتبية
• تعزيز مهارات المشاركين في التنظيم الشخصي والتخطيط الاستراتيجي،  وزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف بفعالية
• تزويد المشاركين بأدوات واستراتيجيات للتعامل مع الضغوط وإدارة الإجهاد في بيئة العمل المكتبية
• تعزيز قدرات المشاركين في تحليل المشكلات واتخاذ القرارات السليمة والإبداعية في بيئة العمل.
• التعريف بالقوانين والأنظمة المرتبطة بالسكرتارية والإدارة المكتبية، وتعزيز الوعي بالأخلاقيات المهنية والمعايير السلوكية المهمة
• تعريف المشاركين بأهمية الحفاظ على السرية والأمان في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية، وتعزيز وعيهم بأفضل الممارسات والسياسات الأمنية.

منهجية التدريب:

تتميز منهجية التدريب في دورة "اخصائي السكرتارية والإدارة المكتبية المعتمدة من يوروماتيك" بالتنوع والشمول. تشمل الدورة دروس نظرية تقدم المفاهيم الأساسية والمعلومات اللازمة، وتشجع النقاش والمناقشات لتبادل الخبرات وحل المشكلات. يتم تضمين تطبيقات عملية ودراسات حالات وتمارين عملية ولعب الادوار لتطبيق المفاهيم وتنمية المهارات العملية. هذه الأنشطة تضيف بعدًا تفاعليًا وعمليًا لعملية التدريب، حيث يتمكن المشاركون من تجربة المفاهيم والمهارات في سياقات ومواقف واقعية، مما يعزز التعلم العملي وتطبيق المعرفة في بيئة العمل الفعلية. وسيتم تقديم تقييمات دورية لقياس التقدم ومتابعة التطور. تهدف هذه المنهجية إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للنجاح في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية، وتشجع التفاعل والتعلم النشط.

محتوى البرنامج:

مقدمة في السكرتارية والإدارة المكتبية:

• تعريف دور السكرتير والمدير الإداري في العمل المكتبي.
• أهمية السكرتارية في تسيير الأعمال وتنظيم المكاتب.

تنظيم المكتب:

• تنظيم الوقت وإدارة الأولويات.
• إعداد المستندات والملفات والتصنيف.
• إدارة المستندات والملفات
• تنظيم المواعيد وإدارة التقويمات
• إدارة المكاتب الافتراضية واستخدام التقنيات المكتبية الحديثة.

الاتصالات الفعالة:

• أسس الاتصال الفعّال
• التواصل الشفهي والكتابي
• مهارات الاستماع الفعّال
• التعامل مع العملاء والزملاء بشكل محترف

تكنولوجيا المعلومات والاتصالات:

• استخدام الأدوات والبرامج المكتبية الحديثة.
• التعامل مع أنظمة إدارة المستندات وقواعد البيانات.
• الحفاظ على الأمان والخصوصية في العمل المكتبي.
• استخدام برامج المعالجة النصية
• أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

إدارة المراسلات:

• كتابة الرسائل والمراسلات الرسمية.
• الاتصال الهاتفي الفعال والاحترافي.
• إدارة البريد الإلكتروني والجدول الزمني.

القدرات اللغوية والكتابية:

• تطوير مهارات الكتابة والتحرير.
• استخدام اللغة الإنجليزية في العمل المكتبي.
• التواصل الفعال والاحترافي مع الزملاء والعملاء.

تنظيم الاجتماعات والفعاليات:

• ترتيب الاجتماعات وإدارتها.
• تحضير جدول الأعمال وإعداد المستندات المطلوبة.
• التعامل مع الزوار وضيوف الشرف.

مهارات القيادة والإدارة الفعالة:

• تطوير مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين.
• إدارة الوقت والمهام بشكل فعال.
• التخطيط والتنظيم واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

إدارة الوقت والمواعيد:

• تحليل استخدام الوقت وتحديد الأولويات
• تقنيات إدارة الوقت
• تنظيم المهام والمواعيد الشخصية والمهنية
• التعامل مع التحديات الزمنية وتأجيل الأعمال

إدارة الفعاليات والاجتماعات:

• تخطيط الفعاليات والاجتماعات
• الترتيب والتنسيق وإدارة الفعاليات والاجتماعات
• المهارات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات
• التواصل مع المشاركين وإدارة الوقت خلال الفعاليات والاجتماعات

إدارة المشاريع وحل المشكلات:

• تخطيط وتنظيم المشاريع الصغيرة
• تحليل المشكلات واستراتيجيات الحل
• اتخاذ القرارات وإدارة التغيير في المشاريع
• تعزيز التعاون والتفاعل في فرق العمل

القوانين والأخلاقيات المهنية:

• القوانين والأنظمة المتعلقة بالسكرتارية والإدارة المكتبية
• الأخلاقيات المهنية وسلوكيات العمل المناسبة
• السرية والأمان في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية
• التعامل مع الأخطاء والتحسين المستمر