الإدارة الفعالة للمشتريات والمناقصات وعقود الشراء

مقدمة:

مسئولية الشراء تتعدى الحدود الخاصة بتنفيذ عملية الشراء، فهى تضمن التخطيط ورسم السياسة واتخاذ القرارات والبحث والدراسة لاختيار المواد ومصادر الشراء، ومتابعة أمر الشراء لضمان التسليم في المواعيد المناسبة، ثم يلي ذلك مرحلة إبرام عقد التوريد وهي مرحلة هامة ودقيقة فى حياة العقد حيث يتوقف على تلك العملية الحياة المستقبلية له، ويتميز عقد التوريد عن غيره من العقود بالعديد من الخصائص والمميزات يتناولها البرنامج بالتوضيح، ثم تبدأ بعدها مرحلة تنفيذ العقد وإدارته وتكون مرحلة الشراء في أغلب الأحيان إما مباشرة بالتعاقد المباشر، وإما عن طريق المناقصة، حرصاً على اختيار المتعاقد الأفضل.

أهداف البرنامج التدريبي :

• رفع كفاءة العاملين في مجال إدارة المشتريات وذلك عن طريق تعريفهم بالطرق الحديثة في الشراء وكيفية التعامل مع الموردين.
• الدراسة المتعمقة لعملية التفاوض على العقود والوثائق المتعلقة بتلك المرحلة
• دراسة عقود التوريد وكيفية إدارة عمليات العقود وكيفية إبرامها
• مهارات الشراء الحديثة وتعريفه بأهمية وظيفة الشراء للمنظمة
• الإلمام بالأسس القانونية لاختيار مصادر الشراء والتوريد ومهاراته بالإضافة لكيفية الحصول على معلومات عن الموردين المحتملين
• مهارات تحديد الكمية الإقتصادية للشراء والسعر الملائم للشراء
• مهارات وأساليب إدارة المناقصات وتنفيذها عن طريق اتباع خطوات محددة وبشكل متميز يمكن الإدارات من اختيار المتعاقدالأنسب في عقود التوريد.
• إكساب المشاركين مهارات اعداد المناقصات والعطاءات والمواصفات
• الإلمام بقواعد تقييم العطاءات وتحليل العروض المقدمة لترسية المناقصة
• إكتساب أفضل الممارسات العملية في إدارة المشتريات والعقود
• التعرف على أسس التخطيط والتقيم للمشتريات وأساليب الشراء وكيفية الشراء ومفاوضات الشراء.
• التعرف على المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات.
• التعرف على أساليب تطوير إدارة المشتريات
• التعرف على استخدام التكنولوجيا الحديثة والحاسب الآلي في المشتريات.
• التعرف على دور العنصر البشري في إدارة المشتريات والتموين وكيفية تدريبه وتأهيله وتطويره بما يتناسب ومستجدات التطور
• توجيه اهتمام القيادات الإدارية العليا نحو فهم ادارة المشتريات والمخازن والاستفادة منه
• تطبيقات عملية

محاور الدورة:

• التخطيط لإدارة المشتريات ، والتنسيق مع إدارة المخازن
• إعداد العطاءات والمناقصات والممارسات وكراسات العطاءات
• العطاءات الدولية
• المشتريات الدولية
• كيفية إدارة عمليات الشراء
• تخطيط المشتريات
• العطاءات الوطنية التنافسية
• تطوير اساليب الشراء المهنية ورفع كفاءتها التنظيمية
• الجوانب القانونية التي يتعين مراعاتها عند إعداد العطاء.
• دراسة أساليب التعاقد
• القواعد الدولية للمناقصات والعطاءات
• المناقصات الدولية التنافسية ICB
• نماذج العقود القياسية
• شروط التجارة الدولية وخطابات الاعتماد الضامنة
• الابداع والتميز في إدارة المشتريات والعطاءات

الفئات المستهدفة: 

• العاملون بإدارات المشتريات  
• العاملون بإدارات العقود
• المختصون بإدارات الشئون الإدارية
• المستشارون والباحثون القانونيون بالإدارات القانونية
• العاملون بإدارات المبيعات وإدارات التسويق
• المختصون بإدارات المشاري

محتوى البرنامج :

الوحدة الأولى : الإدارة المتقدمة للمشتريات

• المفهوم العالمي الجديد وتأثيره على نشاط الشراء
• وظيفة الشراء وأبعادها الإقتصادية وتقسيماتها الإدارية العالقة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى
• طرق الشراء المختلفة
• الجودة المناسبة والمعايير الدولية ودور إدارة المشتريات في تحديد مستوياتها
• الإقتصادية للطلب وكيفية حسابها
• نتخذ قرار الشراء؟ وكيف نختار مصادر التوريد؟ وكيف نتفاوض معهم ونفاضل بينهم؟
• الشراء ومدى توافقها مع توجهات نظم الجودة والمعايير الدولية
• أساليب تقييم أداء إدارة المشتريات
• وظائف الشراء في ظل التوريد عندالإنتاج
• سياسات الشراء المركزية واللامركزية

الوحدة الثانية : أسس ممارسة أعمال الشراء ( سياسات الشراء) وفقا للمعايير الدولية

• كيفية ربط أعمال الشراء والعقود والتوريد وتنفيذ الأعمال بالمخططات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية للمنظمة
• كيفية الوصول إلى الحدود المعيارية الدولية للمخزون من خلال تطبيقات ذات كفاءة وفاعلية لسياسات الشراء الدولي والمحلى
• ممارسة عمليات الشراء طبقا لأسس الرصيد المخزونى ومعدلات الإستهلاك
• المحظورات القانونية المنهي عنها عند ممارسة عمليات الشراء وتدبير الإحتياجات
• معايير وآليات وأسس اختيار المتعاقد والترخيص بطريقة الشراء والجزاءات القانونية على مخالفة ذلك
• أهم المصطلحات الشائعة ومضمونها وحالات استخدامها في عمليات الشراء وإبرام العقود

الوحدة الثالثة: إدارة نظم المعلومات الشرائي (PMS)

• طبيعة وبناء نظم المعلومات الشرائية
• متطلبات وفوائد نظم المعلومات الشرائية
• طرق تطبيق نظم المعلومات الشرائية

الوحدة الرابعة: التخطيط الاستراتيجي لعمليات الشراء

• إجراءات تخطيط عمليات الشراء (طبيعة وأهمية تخطيط الشراء، دور الشراء في التخطيط العام للشركة وتطوير وتنفيذ خطط الشراء)
• استراتيجيات المشتريات (مصادر الاستراتيجية، استراتيجيات توقيت الشراء المناسب، استراتيجيات الشراء بالسعر المناسب، استراتيجيات الشراء بالكمية المناسبة، الشراء ودورة حياة المنتج، استراتيجيات الكلفة والمخاطر)

الوحدة الخامسة: ممارسة إدارة المشتريات

• مصادر الشراء (تحديد واختيار مصادر التوريد وطرق تقييم مصادر التوريد وكيفية التفاوض والتعامل مع الموردين)
• تحليل المواد المشتراة (تحليل القيمة وتحليل التكلفة والطرق الاقتصادية)
• التفاوض في الشراء (إجراءات وأخلاقيات التفاوض التنافسي وممارسة فن التفاوض من حيث الاستراتيجيات والتكتيكات الشرائية)
• المشاكل التطبيقية التي تواجه إدارة الشراء وخاصة في التعامل مع الموردين.
• استراتيجيات حديثة في التعامل مع الموردين
• المدرسة اليابانية وادارة المشتريات والمخازن
• المدرسة الأمريكية وادارة المشتريات والمخازن
• تدريبات عملية

الوحدة السادسة: العقود و كراسات الشراء

• أنواع العقود
• أساسيات العقود والبنود الشائعة من الناحية القانونية
• محتوى وثائق العقد
• نماذج العقود الدولية
• صياغة العقود
• خطابات الضمان والتأمين، والمدفوعات
• إختيار المورد
• منظومة العقد
• العوامل التي تؤثر على الإستراتيجية
• أساليب وإجراءات المناقصات:
• أغراض المؤسسة
• توثيق المناقصات
• ترسية العقد
• الإتصالات والإجتماعات
• فهم عمليات الكشف في مختلف أنواع العقود:
• فهم عمليات الكشف في العقود
• قائمة الفحص الخاصة بوضع برنامج مراجعة العقود
• تقييم أعمال مراجعة العقود
• الحوافز والغرامات:
• الحاجة إلى الحوافز وأهميتها              
• نوع الحوافز والعناية بها
• المشاركة ، التوفير
• المبالغ المحتجرة وضمانات حسن التنفيذ
• المشورة القانونية
• إدارة مقاولي الباطن:
• كتابة وتطوير العقود
• تطوير مقاولي الباطن ذوي الكفاءة
• القضايا الإدارية
• المطالبات والمنازعات والتفاوض:
• لمحة عامة والحاجة الى التفاوض
• التخطيط والإعداد
• الخطوط الإرشادية
• ممارسة التفاوض
• إثارة المطالبة:
• أسباب المطالبات
• تعريف المطالبة
• عقود بمبالغ مقطوعة
• التنازل عن المخاطر
• تحديد مدى الخطر
• صنع القرار
• إدارة المخاطر
• أساليب تخفيف المخاطر
• الإلتزام بالجودة في العقود والمنافسات:
• أنظمة الجودة في المناقصات والعقود
• أساليب ضمان الجودة منذ المرة الأولى وفي كل مرة
• الجوانب القانونية للعقود:
• العقود ملزمة من الناحية القانونية
• الخواص الرئيسية لرقابة العقود بطريقة فعالة
• نشر الرسالة الخاصة بإعداد المناقصات والعقود
• التعامل مع تقنيات المطالبة:
• إنهاء العقد.
• آليات حل المنازعات.
• أساليب حساب قيم التعويض تكلفة ومدة
• خطوات التحكيم