الارشفة الذكية وإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية

المقدمة:

أهداف البرنامج:

• توفير مفاهيم ومصطلحات نظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي  EDRMS في المؤسسات وتسليط الضوء على أوجه التشابه والاختلاف في العلاقات المتبادلة بين البيانات والوثائق و السجلات والمحتوى.بينهم
• الوقوف على أهمية إدارة الوثائق ECM وإدارة المعرفة في إطار متماسك
• توفير الأطر العامة لتطوير دراسات الجدوى في المشروعات الرقمية لنظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمى EDRMS في المؤسسات
• توفير الأطر التفصيلية لإعداد أدلة العمل والسياسات والإجراءات الخاصة بالوثائق وطرق حفظها واسترجعها

مخرجات البرنامج:

• فهم وتطبيق المبادئ المتقدمة للوثائق الإلكترونية وإدارة السجلات والمحتوى الرقمي
• أن تكون المؤسسات مجهزة بالأدوات اللازمة لتنفيذ النظم والإجراءات الخاصة بالوثائق أو تبسيط النظم القائمة
• فهم ومعرفة تقنيات جديدة في إدارة الوثائق وإدارة المحتوى الرقمي
• تسهيل الانتقال إلى إدارة بلا أوراق والحفاظ على البيئة الخضراء داخل المؤسسة
• إدراك وفهم أعمق لدراسات المعلومات ذات العلاقة بالوثائق والحكومات والإدارات الذكية وسعادة المتعاملين معها

الفئات المستهدفة:

• المدراء والعاملين بأقسام الأرشيف والوثائق والمحفوظات بالشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة
• مدراء المشاريع الرقمية وشركات إدارة المحتوى
• مراقبي الوثائق وأرشفة الملفات والجودة في التحكم بالمعرفة المعلوماتية للوثائق
• موظفي السجلات في مجال تكنولوجيا المعلومات ونظم إدارة الوثائق
• المؤسسات والأفراد المهتمين باستخدام التكنولوجيا الحديثة في الوثائق
• الذين يحتاجون إلى تنفيذ الأنظمة الإلكترونية للوثائق
• المؤسسات التي تخطط  لإعداد السياسات ونظم إدارة للوثائق
• المؤسسات التي تبحث عن استخراج القيمة المضافة والعائد من الاستثمار من نظم الوثائق

محاور البرنامج:

• تنفيذ أطر الإدارة الذكية في الأرشفة.
• الوثائق ودراسات نظم الحفظ والاسترجاع
• الأرشيف الإلكتروني والارشفة الذكية
• الإدارة الذكية للسجلات والوثائق.
• علاقة مؤشرات السعادة بنظم إدارة المحتوى.
• مشاكل الأرشيف التقليدي.
• استراتيجيات إدارة المحتوى وإدارة بلا أوراق.
• البيئة الخضراء والبريد الالكتروني في إدارة الوثائق
• أهداف برنامج الأرشيف الإلكتروني للمستفيد.
• مزايا وصفات برامج الأرشفة الإلكترونية.
• أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• بيئة برامج الأرشيف الإلكتروني.
• خطوات تنفيذ الإدارة الإلكترونية
• المتطلبات الأساسية لبرامج نظم إدارة الوثائق (الارشفة).
• التطورات الحديثة لإدارة الوثائق والمستندات
• التحول من الطرق اليدوية إلى الميكنة
• أسباب الاتجاه نحو ميكنة نظم الحفظ والاسترجاع
• خدمات الوثائق والسجلات في إدارة المعرفة.
• التكامل بين أنظمة إدارة الوثائق والسجلات
• الإجراءات والعمليات والسياسات.
• التطور الاستراتيجي الدولي للحفاظ الرقمي.

المحتويات الرئيسية للبرنامج وورشة العمل:

الوحدة الأولى : افضل ممارسات الفهرسة والارشفة

• أهمية الأرشفة وتكنولوجيا الفهرسة الرقمية. 
• تحديد متطلبات وقواعد الأرشفة وتكنولوجيا الفهرسة الحديثة . 
• تحديد العمليات الرئيسية للعمليات  الرقمية والأرشفة الإلكترونية 
• افضل الممارسات والمفاهيم والأدوات المعيارية للعمليات الرقمية والأرشفة الإلكترونية 
• تطبيقات الأرشفة وتكنولوجيا الفهرسة في المنظمات   
• كيف يمكن تنفيذ إدارة الوثائق والسجلات عبر المؤسسة. 
• أفضل الممارسات والتطبيقات إعداد خطط لإدارة الوثائق والسجلات
• ورشة عمل

الوحدة الثانية : افضل ممارسات النظم الرقمية

• تعريف الرقمنة (: Digitizing)
• أساليب الرقمنة .
• أسباب التوجه نحو النظم الرقمية .
• متطلبات التحول نحو النظم الرقمية .
• خطوات (مراحل) التحول نحو النظم الرقمية
• ورشة عمل

الوحدة الثالثة : حفظ الوثائق الالكترونية

• الاختزان والحفظ الرقمي.
• أهمية الاختزان والحفظ الرقمي.
• طرق الحفظ الرقمي.
• سياسة الاختزان والحفظ الرقمي
• ورشة عمل

الوحدة الرابعة : تنظيم الوثائق الالكترونية

• فهرسة الوثائق الالكترونية.
• تصنيف  الوثائق الالكترونية.
• تكشيف  الوثائق الالكترونية.
• استرجاع  الوثائق الالكترونية.
• أنظمة إدارة الوثائق الالكترونية.
• عرض لبعض أنظمة إدارة  الوثائق الالكترونية.
• كيفية التعامل مع الوثائق الموقعة إلكترونيا بحيث لا تفقد صلاحيتها التشريعية
• ورشة عمل

الوحدة الخامسة : التكنولوجيات الحديثة وتطبيق المعايير الدولية في التقنيات الأرشيفية

• أهمية البرمجيات الوثائقية وتطبيقاتها في الأرشيف 
• تطبيقات عملية  لطرق الحفظ والصيانة للأرصدة الأرشيفية
• في فهرسة المخطوطات التطبيقات التكنولوجيات الحديثة
• ورشة عمل

الوحدة السادسة : استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الإلكتروني

• الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الإلكترونية 
• تعريف قواعد البيانات 
• مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقيه إلى كمبيوتر) 
• تركيب قاعدة البيانات (الحقل - السجل - الجدول)
• التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة
• ورشة عمل

الوحدة السابعة : تدريب عملي على إنشاء أرشيف إلكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات

• إنشاء أرشيف إلكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات 
• استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ
• ورشة عمل

الوحدة الثامنة : مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الإلكتروني وأمن نظم المعلومات

• إدارة الأرشيف في العصر الإلكتروني 
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الإلكتروني 
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الإلكترونية لا يمكن التلاعب به
• ورشة عمل

الوحدة التاسعة : تجارب من مشروعات  الرقمنة و الأرشفة الالكترونية

• عرض لبعض التجارب العربية لمشروعات الرقمنة  الأرشفة الالكترونية.
• عرض لبعض التجارب الأجنبية لمشروعات الرقمنة و الأرشفة الالكترونية
• ورشة عمل 

أساليب تنفيذ البرنامج ( معتمدة دوليا )

• يقدم هذا البرنامج مستشارين وخبراء  (محاضرين) معتمدون من الاكاديميات والمؤسسات الدولية.
• يزود كل مشارك بمادة علمية منهجية معتمدة دوليا.
• الطرح النظرى فى البرنامج لا يتجاوز 35% من إجمالى ساعات البرنامج .
• اعتماد طريقة ورش العمل التطبيقية وتشكيل مجاميع النقاش المركزة من قبل المشاركين .
• حزمة تمارين  (نظرية وعملية) التي من شانها ترسيخ أفكار واهداف البرنامج  .
• ملف مرئي لعديد الأمثلة والحالات العملية  تجسد كل مفردات المنهاج التدريبي يتم تحديثها باستمرار
• اعتماد البرنامج التدريبي على مبدأ المناقشات الجماعية التشاركية.
• تقييم الأداء النهائي  وفق نموذج أداء معتمد يتضمن تقييم وملاحظات مكتوبة وتوصيات عملية.
• استشارات فنية لجميع المشاركين وتوصيات عملية بعد انتهاء البرنامج التدريبي.
• فريق إداري ينظم سير البرنامج ويلبي متطلباته وخصوصياته بشكل انسيابي .