السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة

مقدمة:

تهدف دورة السكرتاريا التنفيذية والإدارة المكتبية الحديثة إلى تزويد المشاركين بالأسس والمفاهيم العلمية الحديثة في مجالات عمل السكرتارية وإدارة الأعمال المكتبية ومهارات قواعد الإتيكيت والبرتوكول وكذلك تنمية مهاراتهم بتنظيم الاجتماعات وأساليب التعامل مع الآخرين والسلوكيات الواجب إتباعها في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية, بحيث تستهدف الدورة جميع العاملين في وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب والعاملون في إدارة المكاتب العليا، أو المرشحين لشغل هذه الوظيفة مستقبلا.

أهداف البرنامج التدريبي:

• التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية  وأهميتها في تنظيم ادارة المكتب
• التعرف على مهام السكرتارية التنفيذية والأعمال التي يجب أن يقوم بها السكرتير
•  التعرف على كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين ، والأوراق ، والأولويات
•  التعرف على طرق التغلب على التسويف والإجهاد لدى مدراء مكاتب القيادات العليا
• تنمية مهارات السكرتير في إعداد وتنظيم الإجتماعات الناجحة
•  تحديد المجالات التي يجب أن تسيطر عليها السكرتارية لإدارة المكاتب العليا  
• تنمية مهارات الإتصال والإبتكار لدى السكرتير المتميز
• التعرف على الأخطاء العشر  للسكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها
• التعرف على المهارات التي يجب أن تتوافر في مدير إدارة القيادات العليا
• تنمية مهارات التواصل   لدى السكرتير  المتميز
• التعرف على فن كتابة التقارير والمذكرات ومحضر الإجتماعات لدى السكرتير المتميز
• تدريبات عملية وأمثلة واقعية مرتبطة بمهارات السكرتارية التنفيذية

محتوى البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى : المفاهيم الأساسية للسكرتارية التنفيذية

• مفهوم السكرتارية
• أهمية أعمال السكرتارية التنفيذية
• الأعمال التي يقوم بها السكرتير  التنفيذي
• مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
• الصفات الشخصية والعلمية  للسكرتير التنفيذي
• الوصايا العشر للسكرتير التنفيذي الناجح
• مقارنة وظيفة السكرتير  في أوربا وأمريكا واليابان والدول العربية

الوحدة الثانية : السكرتارية التنفيذية وإعداد وكتابة المراسلات والمذكرات والتقارير

• إعداد وكتابة المراسـلات والمذكرات
• إعداد وكتابة التقـــارير

الوحدة الثالثة : السكرتارية التنفيذية والإعداد للاجتماعات

• دور السكرتير في التخطيط للإجتماع
• دور السكرتير في اليوم السابق لعقد الإجتماع
• دور السكرتير في يوم عقد الإجتماع
• دور السكرتير  أثناء الاجتماع
• دور السكرتير بعد إنتهاء الإجتماع

الوحدة الرابعة : السكرتارية التنفيذية والإعداد للمقابلات والتعامل مع زوار المكتب

• السكرتارية والإعداد للمقابلات
• السكرتارية والتعامل مع زوار المكتب

الوحدة الخامسة : السكرتارية التنفيذية وإدارة الوقت

• مفهوم إدارة الوقت للسكرتير
• حقائق خاصة بالوقت
• المبادئ والأسس التي تحكم إدارة وقت السكرتير
• كيفية يخطط  السكرتير لإدارة وقته اليومي
• العوامل الخارجية التي تضيع وقت السكرتير
• العوامل الداخلية التي تضيع وقت السكرتير
• ما يمكن أن يجنيه السكرتير من إدارته لوقته

الوحدة السادسة : السكرتارية التنفيذية ومهارات الإتصال والحديث الفعال والإنصات الجيد

• مفهوم الإتصال وأنواعه
• عناصر أو مكونات عملية الإتصال
• أهمية الإتصال بالنسبة للسكرتير
• مفهوم الحديث الفعال
• كيف ينمي السكرتير مهاراته في الحديث الفعال
• مفهوم الإنصات
• كيف ينمي السكرتير مهاراته في الإنصات الجيد

الوحدة السابعة : السكرتارية التنفيذية والإتصالات الهاتفية

• القواعد العامة للسكرتير في إستخدام الإتصالات الهاتفية
• تعليمات الرئيس للسكرتير في التعامل مع الإتصالات الهاتفية
• السكرتير ومعالجة الإتصالات الهاتفية الواردة
• كيفية إتمام السكرتير تحويل الإتصالات الهاتفية الواردة للرئيس
• طرق إستقبال السكرتير للمكالمات الهاتفية الواردة في حالة عدم وجود الرئيس
• السكرتير ومعالجة الإتصالات الهاتفية الصادرة
• كيفية إتمام السكرتير تسجيل المكالمات الهاتفية الصادرة

الوحدة الثامنة : السكرتارية التنفيذية وكيفية التعامل مع الآخرين

• كيف تتعرف على شخصية من تتعامل معه
• كيفية تعامل السكرتير مع رئيسه
• كيفية تعامل السكرتير مع مروؤسيه
• كيفية تعامل السكرتير مع زملائه
• كيفية تعامل السكرتير مع العملاء

الوحدة التاسعة : السكرتارية التنفيذية وقواعد الإتيكيت

• السكرتير وقواعد التعارف والتقديم
• السكرتير وقواعد المصافحة
• السكرتير وقواعد الحديث
• السكرتير وقواعد التدخين
• السكرتير وقواعد الجلوس والإبتسامة
• السكرتير وقواعد الشكر والإعتذار
• السكرتير وقواعد المجاملة
• السكرتير وقواعد النظافة
• السكرتير وقواعد الآداب العامة في المكتب

الوحدة العاشرة : السكرتارية التنفيذية وقواعد البروتوكول

• السكرتير وقواعد الأسبقية
• السكرتير وقواعد الدعوة الرسمية
• السكرتير وقواعد الحفلات والمآدب
• السكرتير وقواعد الزيارات الرسمية
• السكرتير وقواعد آداب الأكل
• السكرتير وقواعد الملابس