تنظيم العمل وتفويض المسؤوليات - مستوى متقدم

مقدمة:

‏يساعد تحديد العمل على تجنب سوء الفهم وتداخل المسؤوليات وإهدار الوقت والجهد.‏ ومن أجل التدفق السلس للعمل والأداء السلس للمنظمة ،  ‏وعملية التنظيم هي إنشاء العلاقات الرأسية والأفقية للمؤسسة ‏وهذا يتيح تقييم ومراقبة أداء جميع الموظفين في الوقت المناسب. وإذا قمنا فقط بتعيين الواجبات، ولكن لا توجد سلطة ، فلن يتمكن الموظفون من أداء المهام والأنشطة الضرورية. لذلك يجب علينا دائما تعيين السلطة وتحديد حدود الواجبات والسلطة التي تم تفويضها بوضوح.

تم تصميم هذه الدورة المكثفة لتعزيز مهارات وكفاءات المشاركين من خلال العديد الوحدات المعرفية والمهارية ومن أبرزها المفاهيم الحديثة في التنظيم ( مبادئ التنظيم الإداري الفعال ـ مدخل النظم و بحوث العمليات ـ الاتصالات الإدارية ـ وثائق التنظيم ـ خرائط التنظيم )، و دراسة العمل ( الزمن و الحركة ـ دراسة معدلات الأداء ـ خرائط التدفق ـ طرق تقييم الأداء ـ التفويض الفعال و معوقاته ـ مبادئ إدارة الوقت بفعالية ـ المقدرات الوظيفية )، أدوات التحسين  و تبسيط الإجراءات ، وإدارة شبكات الأعمال و تنظيم العمل.  ‏

أهداف الدورة:

‏بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:‏

• اتقان الاستراتيجيات الحديثة في تنظيم العمل وتفويض المسؤوليات
• إتقان تقنيات التفويض بفعالية وثقة
• تطوير الأولويات واستراتيجيات إدارة المهام بفعالية
• استراتيجيات لحل النزاعات‏ التفاعل مع الفرق الجديدة أو الحالية
• استخدام مهارات التواصل الفعال لتعزيز الثقة والتعاون في بيئة العمل
• زيادة مستوى الإنتاجية في العمل وتعزيز التحفيز الوظيفي
• الاستثمار في مزايا ثقافة السعادة في مكان العمل

المنهجية:

تعتمد هذه الدورة على استخدام الأنشطة الفردية والجماعية وتمارين فردية ومجموعات صغيرة ومجموعات كبيرة ؛ العرض التقديمي والمناقشة ودراسة الحالة‏. تتميز الدورة باستخدام عدد من دراسات الحالة والعروض التقديمية التي يقدمها المشاركون تليها مناقشات عامة. بالإضافة إلى ذلك، يتم عرض بعض مقاطع فيديو والقيام ببعض التمارين لممارسة المهارات المطلوبة لتنظيم العمل وتفويض المسؤوليات.

الفئات المستهدفة:

مشرفو المستوى الأول والقادة والمشرفون الجدد الذين يرغبون بزيادة فعاليتهم في العمل

محتوى البرنامج:

التنظيم الفعال:

• تعريف التنظيم
• المبادئ الأساسية للتنظيم
• العلاقات بين الوظائف وخطوط السلطة
• توزيع المهام
• تطوير البديل الكفء
• تنظيم الوقت
• تمرين الجدولة وتوزيع المهام

الاتصالات الإيجابية:

• تعريف الاتصال
• أهمية الاتصال 
• عوائق الاتصال بين الموظفين
• خطوات الاتصال الفعال
• المهارات الأساسية للاتصال ( مهارات التعامل )

التخطيط:

• تعريف التخطيط
• أنواع التخطيط ( تخطيط الأعمال - تخطيط المشاريع – جدولة الأعمال )
• وضع الأهداف
• خطوات التخطيط
• الجدولة

التوجيـه:

• تعريف القيادة
• النظريات والأساليب القيادية
• تحديد الأسلوب القيادي
• التحفيز
• التدريب على رأس العمل ودور
• لمشرف
• تقويم الأداء
• معالجة الأداء الضعيف والسلوكيات غير المرغوبة

الرقابـة:

• تعريف الرقابة
• دور الوظائف الإدارية في تسهيل عملية الرقابة
• أساليب الرقابة الإشرافية
• النقـد الهادف
• الإجراءات التصحيحية

اتخاذ القرارات وحل المشاكل:

• الفرق بين اتخاذ القرار وحل المشاكل
• خطوات حل المشاكل واتخاذ القرارات

إدارة التغيير:

• التخطيط للتغيير
• التعرف على الحاجة للتغيير
• تحديد الأهداف الداخلية

خطوات التغيير:

• تعريف الاتصال
• توعية الموظفين بالحاجة للتغيير
• إحداث التغيير
• دعم وتشجيع السلوكيات الجديدة

‏بناء فرق عمل فعالة‏:

• ‏خصائص الفرق الفعالة‏
• ‏بناء فرق عمل قوية‏
• ‏العمل مع الفرق الافتراضية‏

‏بناء الذكاء العاطفي‏:

• ‏فهم الذكاء العاطفي‏
• ‏الوعي الذاتي والإدارة الذاتية‏
• ‏قيادة فرق ذكية عاطفيا‏

‏بناء العلاقات من خلال التعاون‏:

• ‏بناء العلاقات‏
• ‏الشبكات‏
• ‏خلق ثقافة تعاونية‏

‏التنوع والشمول‏:

• ‏استكشاف التنوع في مكان العمل‏
• ‏بناء مكان عمل شامل‏
• ‏التغلب على تحديات التنوع‏

‏إعطاء وتلقي الملاحظات‏:

• ‏خصائص التغذية الراجعة الفعالة‏
• ‏تقديم وتلقي التغذية الراجعة‏
•   إعطاء وتلقي ردود الفعل‏

‏تحسين الأداء والإنتاجية‏:

• ‏مواءمة الأهداف والأداء‏
• ‏محادثات تخطيط الأداء‏
• ‏الإنتاجية وإدارة الوقت‏

‏اتخاذ قرارات فعالة‏:

• ‏نظرة عامة على عملية صنع القرار‏
• ‏إطار صنع القرار‏
• ‏أنواع القرارات‏

‏إدارة التغيير‏:

• ‏التنقل في التغيير‏
• ‏قيادة الآخرين من خلال التغيير‏

‏إدارة الصراع‏:

• ‏الاعتراف بالصراع‏
• ‏نهج إدارة النزاعات‏
• ‏عملية حل النزاعات‏

‏إدارة المشاريع‏:

• ‏أساسيات إدارة المشاريع‏
• ‏النطاق والجدول الزمني والتكلفة‏
• ‏قيادة فرق المشروع‏
•  موازنة المطالب المتنافسة‏

التخلص من الضغوطات وادارة الأولويات والمهام المتعددة:

• مدخل الى ادارة الاولويات
• مصفوفة " كوفي " الخاصة بإدارة الوقت وتحديد الاولويات
• ضغوط العمل بين النظرية والمواجهة

مراقبة وتطوير أداء الفريق:

• مراقبة مستوى تقدّم الفريق
• مساعدة الفريق على استغلال نقاط قوته
• تحسين مستوى إنتاجية الفريق
• تحديد الوقت الصحيح للتوجيه
• تحديد الوقت الصحيح للإرشاد
• التوافر وتقديم الدعم