‏كتابة العطاءات والمناقصات والمواصفات‏

‏من الأهمية بمكان لأي عمل تجاري فهم المفاهيم واحتياجات العمل لتوصيل الاحتياجات وتطوير المواصفات الفعالة. تحتاج الشركة إلى التخطيط لعملية تقديم العطاءات للحصول على أفضل المخرجات وأن تكون على دراية أيضا بالجوانب القانونية والقضايا العملية المتعلقة بعملية المناقصة. إبلاغ مختلف أصحاب المصلحة حول الإجراءات وكذلك يجب أن تخطط لإدارة المخاطر في حالة حدوث ظروف غير متوقعة.‏ ستمكنك  هذه الدورة التدريبية من الحصول على معلومات دقيقة في المراحل المختلفة من عملية تقديم العطاءات مثل دعوة العطاءات واختيار المعايير والأوزان وتقييم المناقصات والقائمة المختصرة ومنح المناقصة الناجحة واستخلاص المعلومات والتدقيق والشفافية والنزاهة.‏

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• ‏فهم المعايير التي تشكل العقد
• ‏تعرف على أساسيات إدارة عروض الأسعار الفعالة
•  معرفة الوضع القانوني للدعوة إلى تقديم عطاءات
•  الدراية بالقضايا القانونية في عملية المناقصة
• ‏فهم عملية التعاقد ‏‏والتوثيق
• ‏معرفة الالتزامات القانونية للمالك ومقدمي العطاءات
• ‏الحصول على فهم حول صياغة المواصفات في إعداد العطاءات
• ‏السلوك الأخلاقي في عملية تقديم العطاءات 
• ‏اكتساب مبادئ تقييم المناقصات
• ‏تبادل أفضل الممارسات في مجال إدارة المناقصات والعطاءات 
• اتقان المهارات الحديثة في التفاوض الفعال مع الموردين في المجالات الرئيسية لعمليات الشراء

مقدمة في المواصفات:

• ‏فهم احتياجات العمل‏
• ‏مدخلات الوظائف المتقاطعة للمواصفات‏
• ‏مدخلات أصحاب المصلحة التي يتعين مراعاتها في المواصفات‏
• ‏أنواع المواصفات:‏
• ‏مواصفات المطابقة‏
• المواصفات الفنية للمنتج والخدمة‏
• مواصفات الأداء‏
• ‏إيجابيات وسلبيات مواصفات المطابقة والأداء‏
• ‏استخدام المعايير في المواصفات‏

تطوير مواصفات مستدامة:

• ‏دمج - اعتبارات الصحة والسلامة والبيئة عند تطوير المواصفات‏
• ‏سياق المواصفات الصحيحة لتلبية احتياجات العمل‏
• ‏عواقب المواصفات الخاطئة/غير الكافية‏
• ‏تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقية مستوى الخدمة‏
• ‏استخدام المقارنة المرجعية لتطوير مواصفات فعالة‏

تقييمات ما قبل المناقصة‏:

• ‏الأساس المنطقي لعملية المناقصة‏
• ‏الاتفاق المانع للمنافسة (قوانين المنافسة)‏
• ‏المناقصات المتواطئة وتزوير العطاءات‏
• ‏الشفافية والفساد‏
• ‏نطاق العقد (تحديد النطاق)‏
• ‏نوع وجودة السلع والخدمات المطلوبة‏
• ‏طريقة تقديم الخدمات‏
• ‏العقود الاستشارية‏
• ‏عقود البناء / الأشغال / الخدمات‏
• ‏العوامل المؤثرة على العقد‏
• ‏التكلفة والتعقيد‏
• ‏برامج تشغيل المشروع‏
• ‏قيود الوقت‏

مقدمة في المناقصة:

• ‏الاستراتيجيات المنظمة للمناقصة‏
• ‏حوكمة المناقصات في سياسة وإجراءات المشتريات‏
• ‏نوع المناقصات‏
• ‏الفريق العامل المعني بالمناقصات‏
• ‏مدخلات متعددة الوظائف للمناقصة‏
• ‏إعداد وثائق المناقصة‏
• ‏دعوة لتقديم العطاءات –
• ‏إعداد عملية التأهيل المسبق‏

تحديد أدوار ومسؤوليات لجنة المناقصات‏:

• ‏يعرض الهدف من طرق التقييم والاختيار‏
• ‏يقدم قائمة بالسياسات والتشريعات ذات الصلة‏
• ‏يشدد على المبادئ التوجيهية للإدارة وأفضل ممارسات الشراء‏
• ‏يحدد دور ومسؤوليات الموظفين المشاركين في عملية التقييم ومنهجية المقاول تحديد متطلبات إعداد وثيقة التماس العطاءات‏
• ‏يستكشف أهمية تعريفات المتطلبات‏

قائمة مفصلة بعناصر وثيقة العطاءات‏:

• ‏المعيار الفني‏
• ‏المعيار التجاري‏
• ‏مصفوفة التقييم المشترك‏
• ‏المبادئ الرئيسية في تقييم المناقصات‏
• ‏كيفية تقييم المعايير غير السعرية‏
• ‏توضيح عروض المناقصات التي قد تكون غير واضحة‏
• ‏ترجيح المعايير والنقاط‏
• ‏التفاوض قبل المناقصة‏
• ‏التفاوض بعد المناقصة‏
• ‏خطاب النوايا / إنهاء العقد‏
• ‏عملية استخلاص المعلومات‏

تقييم ردود العطاءات‏:

• ‏يستكشف بعمق عملية التقييم‏
• ‏يعرض أمثلة على شبكات تسجيل عروض الأسعار والتقرير الموجز للتقييم‏
• ‏يقدم إجراءات التفاوض‏
• ‏يناقش خيارات تجاوز وإلغاء وإعادة إصدار وتمديد العطاءات‏
• ‏يسرد الاعتبارات قبل منح العقد والشكاوى الأكثر شيوعا‏
• ‏يقدم مقدمة ودروسا مستفادة من تحديات عروض الأسعار السابقة‏
• ‏مراجعة العطاءات والتوصية بالترسية

تقييم التكلفة بالإضافة إلى ذلك ومبادئ العقد والمفاوضات:

• ‏عوامل التكلفة الإضافية‏
• ‏آلية السعر الثابت‏
• ‏التفاوض في شروط السعر والعقد‏
• ‏مقدمة في العقد‏
• ‏التعويضات والمسؤوليات‏
• ‏إدارة العقود‏

إدارة المخاطر في عملية تقديم العطاءات‏:

• ‏عقد عملية ملزمة‏
• ‏علاقة غير ملزمة‏
• ‏المرونة ضمن إرشادات / مواصفات المناقصة‏
• ‏الاجتهاد في صياغة وثائق المناقصة‏
• ‏معاملة عادلة ومتساوية لجميع مقدمي العطاءات في عملية المناقصة‏
• تسليط الضوء على المخاطر‏
• ‏تحريفات لمقدمي العطاءات والمناقصين‏
• ‏الحد من المخاطر كونها عروض أسعار غير متوافقة

تقييم العطاءات ومنح العقود:

• عملية التقييم
• التقييم الأولى للعطاءات
• التقييم المفصل للعطاءات
• التقييم التجاري
  • القيمة مقابل المال
  • تكلفه كافة حياة المشروع
  •  العطاء الاقتصادي الأكثر افادة
• التقييم الفني للعرض
• بروتوكول التقييم بواسطة تسجيل النقاط
• طريقه منح العطاء