تصميم وتطوير الهياكل التنظيمية والوظيفية

مقدمة:

إن الهيكل التنظيمي والوظيفي  للمؤسسة أشبه بالهيكل العظمي للإنسان ، فصحة الهيكل التنظيمي للمؤسسة دليل صحة هذه المؤسسة والعكس صحيح ، لقد تعددت أشكال الهياكل التنظيمية والوظيفية  وتطورت في محاولة لتحسين الأداء والاتصال والعملية الإدارية ككل في المؤسسات ، وذلك حسب الدراسات والأبحاث العلمية الحديثة .الهيكل التنظيمي والوظيفي يعتبر الاطارالذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات، وعلى التكيف مع البيئة المحيطة بها كمستجدات السوق والعوامل الاقتصادية والتكنولوجية وفي نفس الوقت يعبر عن مدى تماسك العلاقات الداخلية للمؤسسة بين الرؤساء والمرؤوسين والزملاء أنفسهم، يتناول هذا البرنامج التدريبي العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي والوظيفي ، ومراحل هذا التصميم، والى أنواع الهياكل التنظيمية والوظيفية  ونماذجها وأشكالها ، وخصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماته وبيان أهميته. وتصميم الهياكل التنظيمية والوظيفية  المناسبة للمؤسسة وصناعتها وإخراج الأدلة التنظيمية الفعالة.

وسيناقش هذا البرنامج التدريبي ، أيضا التطوير في الهيكل التنظيمي ( التغيير و الابتكار في العمل و موجباته ومتطلباته و معوقاته و التغلب على مواجهة التغيير و خلق المناخ المشجع على التغيير و التطوير ) .و تحديد أهداف و استراتيجيات التطوير و إعداد الدراسات الخاصة بتطوير الهيكل التنظيمي وتحديد الاحتياجات و الالتزامات المترتبة على إحداث التغيير .و المداخل المختلفة لتصميم و تطوير الهياكل التنظيمية والوظيفية ( المدخل الميكانيكي و الكلاسيكي والمدخل السلوكي و المدخل الهيكلي ) . والمدخل المقترح في تطوير الهياكل التنظيمية وهو مدخل الأهداف و النتائج ( أساليب تشخيص وتحليل و ترتيب المشاكل التنظيمية و متابعة تنفيذ التحول المرحلي إلى الهيكل الجيد ).

أهمية البر نامج:

• تمكين المؤسسة من تبسيط وتنظيم العمليات من خلال تنظيم المهام والمسؤوليات وتحديدها في الوحدات التنظيمية المعنية، بالإضافة إلى منع الازدواجية والتداخل في تنفيذ الأعمال.
• تمكين المؤسسة من التركيز بشكل أفضل على تنفيذ الاستراتيجية لتحقيق الأهداف الموضوعة من خلال التنسيق الملائم لكافة النشاطات والجهود في المؤسسة.
• تعزيز عملية صنع القرار في المؤسسة.
• ضمان سهولة وفعالية تدفق المعلومات والاتصال بين مختلف الوحدات التنظيمية.
• منع التداخل والازدواجية والتضارب بين العاملين في المؤسسة.
• تمكين المؤسسة من إدارة كافة الأنظمة الإدارية بأسلوب فعال وكفؤ.
• تمكين المؤسسة من إدارة كافة المهام المتعلقة بالموارد البشرية بشكل كفؤ وفعال وتشمل هذه المهام على سبيل المثال لا للحصر، التوظيف والتعيين، إدارة نظام الرواتب والحوافز، إدارة الأداء وغيره.

اهدف البرنامج:

• إدراك المعنى المقصود بالهيكل التنظيمي والتحليل الوظيفي ودليل الموارد البشرية
• تزويد المتدربين بأنجح الممارسات في مجال تصميم الهياكل وإنشاء الأدلة التنظيمية وادلة العمل
• تمكين المشاركين من تصميم الهياكل التنظيمية والأدلة التنظيمية بكفاءة وابداع

المخرجات التدريبية:

من المتوقع أن تتحقق النتائج التدريبية التالية:

• زيادة المعرفة بالهيكل التنظيمي والأدلة التنظيمية
• القدرة على تصميم الهياكل التنظيمية
• زيادة المعرفة بالتحليل الوظيفي
• القدرة على تصميم بطاقتي الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي
• زيادة المعرفة بالجدارات الوظيفية
• القدرة على تصميم بطاقة وصف وظيفي مبنية على الجدارة الوظيفية
• زيادة المعرفة بدليل الموارد البشرية
• القدرة على تصميم دليل الموارد البشرية

الفئات المستهدفة:

• مدراء ورؤساء قطاعات ووحدات الموارد البشرية والتدريب
• مدراء ورؤساء قطاعات ووحدات التخطيط والتطوير والتنظيم الداخلي
• مدراء الرقابة والتدقيق والجودة وتحسين الأداء
• من يتم إعدادهم للمهام السابقة
• من يرغبون في تطوير قدراتهم في  هذا المجال

محتوى البرنامج:

 

منظومة تحليل وتوصيف الوظائف:

• مفهوم النظام 
• تحليل الوظائف – المفهوم والأهمية والاستخدامات
• مشكلات التوصيف الوظيفى
• لماذا التحليل والتوصيف الوظيفى هو قلب إدارة الموارد البشرية
• نموذج عملى لتجميع بيانات تحليل وتوصيف الوظائف
• إعداد متطلبات الوظيفة وبطاقات وصف الوظائف
• حالات وتطبيقات عملية

منظومة تقييم اداء العاملين:

• مكونات النظام
• معايير الأداء الوظيفى
• استخدامات معايير تقويم الأداء الوظيفى
• منظومة تقويم الأداء الوظيفى
• علاقة تقويم الأداء بإدارات الموارد البشرية
• القائمون بعملية التقويم وأخطاء التقويم
• طرق التقويم
• مشكلا التقويم وطرق الحل
• أمثلة لبعض نماذج تقييم الأداء
• حالات وتطبيقات عملية

التنظيم وأعراض الأمراض التنظيمية:

• مفهوم التنظيم
• التفويض والتمكين
• المشكلات الإدارية - صراع الدور وغموض الدور
• الأعراض المرضية للتنظيم والهياكل التنظيمية
• التنظيم كوظيفة إدارية
• أهمية دراسة الهياكل التنظيمية
• المشاكل الشائعة لهيكل وممارسات التنظيم
• النتائج السلبية للأمراض التنظيمية
• حالات وتطبيقات عملية

أنواع الهياكل التنظيمية والوظيفية:

• تحديد الأهداف للمنظمة وبالتالي تحديد الاحتياجات التنظيمية
• تحديد النشاطات المختلفة التي ستعمل على تحقيق أهداف المؤسسة
• تقسيم النشاطات الى أنشطة رئيسية وأخرى فرعية
• تحديد الوحدات التنظيمية وتحديد الوصف الوظيفي لكل وظيفة
• تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة إدارية
• رسم الخريطة التنظيمية للمنظمة

التوصيف الوظيفي وعلاقته بتصميم الهياكل التنظيمية:

• مفهوم تحليل ووصف الوظائف
• أهمية التحليل والتوصيف الوظيفي
• طرق جمع البيانات في تحليل ووصف الوظائف
• كيف يمكن إعداد بطاقات وصف الوظائف
• علاقة تحليل ووصف الوظائف بالهياكل التنظيمية

تعميق مفاهيم التنظيم وأهدافه واساليبه:

• مفهوم واهمية التنظيم
• أهمية دراسة التنظيم والهياكل التنظيمية
• المشاكل الشائعة لهيكل وممارسات التنظيم
• أعراض ونتائج سلبية للأمراض التنظيمية
• العوامل الواجب مراعاتها عند إعداد الهياكل التنظيمية
• حالات وتمارين عملية

الآليات والمبادئ الرئيسية لتطوير الهيكل التنظيمي:

• عناصر الهيكل التنظيمي
• المبادئ التي يقوم عليها الهيكل التنظيمي
• آليات تطوير الهيكل التنظيمي
• الخصائص الرئيسية للهيكل التنظيمي
• خصائص الهيكل التنظيمي الجيد
• العوامل المؤثرة والمحددة لتصميم الهيكل التنظيمي
• أثر الثقافة التنظيمية على بناء الهيكل التنظيمي

أسس وأشكال الهياكل التنظيمية:

• كيف يمكن تصميم الهياكل التنظيمية والوظيفية
• المدخل الفوقي لتصميم الهياكل التنظيمية
• المدخل التحتي لتصميم الهياكل التنظيمي
• الدليل التنظيمي
• أسباب عدم الاهتمام بالدليل التنظيمي
• تصميم الهياكل الوظيفية
• أشكال الهياكل التنظيمية

نماذج تصميم الهياكل التنظيمية:

• المدخل الفوقى لتصميم وبناء الهيكل التنظيمي
• المدخل التحتى لتصميم الهيكل التنظيمي
• الصلاحيات التنظيمية وتحديد الاختصاصات والمهام
• تحليل الوظائف وتوصيفها
• بعض أنواع الهياكل التنظيمية
• بيروقراطية التنظيم
• الحكم على نجاح الهياكل التنظيمية
• دليل التنظيم
• حالات وتطبيقات عملية

رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات:

• تحديد هدف المؤسسة
• تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة
• تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدة وظيفية
• تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدة إدارية
• تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية  - وحدة إدارية عليا
•  إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية
• تحديد إجراءات القيام بكل وظيفة
• حالات وتطبيقات عملية

ورشة عمل لإعداد وتطوير الهياكل التنظيمية والوظيفية وكيفية التغلب على مشاكل التطبيق ومقاومة التغيير: