‏مهارات الإدارة المكتبية المتقدمة والإدارة الفعالة‏

مقدمة:

ستركز الدورة على تطوير مهارات المشاركين فيما يتعلق بتنظيم وتنسيق إدارة المكاتب وتكريس نظم المعلومات والتقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي، بالإضافة إلى إطلاع الحضور على قواعد الإتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال والعلاقات العامة وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين، وكيفية السيطرة على ضغوط العمل وتقوية وتنشيط الذاكرة والقدرات العقلية وأساليب الابتكار والإبداع.و تهدف الدورة التي تنظمها يوروماتيك إلى تعريف المشاركين بالإدارة المكتبية الحديثة وعلاقتها بالسكرتارية، وأنواع السكرتارية ومهامها، وتنمية مهاراتهم وتطوير قدراتهم في مجال السكرتارية، وتحسين مستوى الأداء الشخصي لمدير المكتب والسكرتير العصري

بنهاية الدورة التدريبية نتوقع تنمية و تطوير قدرات و مهارات المشاركين في مجال السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا بإحترافية وإبداع وذلك من خلال إكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه إستخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات وإدارة المكاتب العليا. 

اهداف الدورة:

• ‏تزويد المشاركين بالمهارات والكفاءات اللازمة ليكونوا فعالين ومنتجين
• ‏معالجة واجبات تنظيم المكاتب والإدارة كجزء لا يتجزأ من أهداف أعمال المنظمات
• تقديم الكفاءات التي تحدد المعارف والمهارات والقدرات اللازمة لمعالجة حل المشكلات الإدارية
• استخدام المهارات التنظيمية السلوكية والإدارية والفنية الفعالة
• فهم الأدوار والعمليات والإجراءات الإدارية
• تفسير السياسات ومسؤوليات فريق الإدارة العامة

الفئات المستهدفة:‏

‏منهجية التدريب:‏

محتوى البرنامج:

إدارة المكاتب في المنظمات الحديثة:

• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال المكاتب في نجاح العمل الإداري
• المكتب الحديث
• و ظائف المكتب الحديث
• أهداف المكتب الحديث
• أهمية إدارة المكاتب الحديثة
• تنظيم الاعمال والمحفوظات بالمكاتب الحيثة

مفهوم إدارة المكاتب العليا:

• اختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب
• المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها
• فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين
• المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب
• ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة مدير مكتب

أبعاد وظيفة مدير المكتب:

• التخطيط للإجتماعات
• جدولة الأعمال
• وضع نظم الفهرسة و الحفظ
• نظم المعلومات و صناعة القرارات
• مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء )
• إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية

برتوكول العمل المكتبي:

• مفهوم البرتوكول
• عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب
• مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل 

الخصائص النفسية لمدير المكتب الفعال:

• المهارات الصوتية الفعالة
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة 
• مهارات النظرة الشمولية
• المهارات اللغوية

مهارات الاتصال الفعال:

• مفهوم الاتصال
• نموذج الاتصال
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا

مهارات بناء الألفة:

• مفهوم بناء الألفة
• أهمية بناء الألفة في مجال عمل السكرتاريا
• تطبيقات عملية على استراتيجية بناء الألفة في مجال السكرتاريا

قواعد الإتيكيت (آداب المعاملة و اللياقة):

• مفهوم الإتيكيت
• أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه
• المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال السكرتاريا
• العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال السكرتاريا بالوطن العربي
• تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا
• تنمية مهارات الاتصال من منظور العلاقات التبادلية
• مفهوم الأنماط السلوكية البشرية
• العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة
• تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال السكرتاريا

مهارات و أدوات و استراتيجيات السكرتارية الحديثة:

• مهارات إدارة الملفات 
• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات
• الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكرتارية و المحفوظات
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات
• طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية )
• فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير )
• فن كتاب التقارير
• فن تنظيم الاجتماعات
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات

مهارات التفكير العليا لسكرتير الفعال:

• مفهوم مهارات التفكير العليا
• أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها للسكرتير الفعال
• البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح السكرتير الفعال
• مهارات تنشيط الذاكرة
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات
• مهارات التفكير الابتكاري
• مهارات التفكير الإبداعي
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا للسكرتير من واقع الممارسات العلمية لمهمة السكرتاريا وإدارة المكاتب

مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل:

• مفهوم إدارة الصراعات
• مفهوم التوتر
• أهمية قدرة السكرتير ومدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله
• مهارات إدارة الصراعات
• مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية
• مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل
• آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل
• تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل السكرتير ومدير المكتب

مهارات الاقناع:

• مفهوم الاقناع
• الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع
• هل الإقناع فن أم علم
• أهمية مهارات الاقناع للسكرتير الفعال
• نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع 
• النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع
• إستراتيجية هوف رانك للإقناع (إستراتيجية التركيز والتخفيف )
• تطبيقات عملية على إستراتيجية هوف رانك للإقناع في مجال السكرتاريا

مهارات إدارة الوقت وأدواته:

• مفهوم الوقت
• أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نحاح عمل السكرتير الفعال
• مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات إستخدامها في إدارة الوقت
• مهارات التخطيط بإستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت
• تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن إستقبال الزوار
• تصميم وتحديد شبكة الزوار
• تصميم شبكة الخدمات المطلوبة
• تحديد وتصميم إجراءات الإستقبال
• تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب

مهارات التفويض:

• مفهوم التفويض
• متى نفوض ومتى لا نفوض المهام
• أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل السكرتير الفعال
• نموذج التفويض الفعال
• بناء خرائط التدفق للمهام
• تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل السكرتاريا وإدارة المكاتب