المساعد التنفيذي وأخصائي السكرتارية والادارة المكتبية المعتمدة
مقدمة:
تعتبر وظائف السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من الوظائف الهامة والرئيسية في اي مؤسسة، حيث تسعى الى عمل تصنيف وتجهيز تصفية الأمور قبل عرضها ووصولها الى مستويات الادارة العليا، كما نعلم أن التطوير والتحسين أصبح سمة العصر وأصبح حاجة ﻣﻠﺣﺔ ﺗرﺗﻛز ﻋﻠﯾﮭﺎ ادارة اﻟﻣؤﺳﺳﺎت ﺑﺷﻛل ﻓﺎﻋل وﻣﺗﻣﯾز لذلك أصبحت أعمال السكرتارية تعتمد إعتماداً كاملاً على التقنيات الحديثة، الأمر الذي أستوجب معه إكتساب القائمين على هذه الوظائف لمجموعة كبيرة من المهارات العلمية والسلوكية والإدارية والتقنية.
لذلك تقدم شركة يوروماتيك برنامج "المساعد التنفيذي وإخصائي السكرتارية والإدارة المكتبية المعتمدة" حيث يتضمن موضوعات ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمفاهيم التنظيمية لموظفي السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب والمهارات الفنية والسلوكية الواجب توفرها لمن يعمل في هذا المجال.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- التعرف على المفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة
- التعرف على المهارات والقدرات الجديدة الواجب توافرها في السكرتير العصري
- إكساب القدرات والمهارات اللازمة لإتقان واجباتهم الوظيفية المنوطة بهم لدعم ومساندة الإدارة العليا في سبيل تحقيق أهداف المؤسسات العربية (الحكومية والاستثمارية والخاصة)
- الإطلاع على الاتجاهات والمفاهيم الحديثة لأعمال السكرتارية التنفيذية
- التعرف على دور السكرتارية التنفيذية في العملية الإدارية
- اكتساب مهارة التعامل مع تكنولوجيا السكرتارية الحديثة
- الإطلاع على آليات تطبيق تكنولوجيا السكرتارية المعاصرة
- صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية
- التعرف على أحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية الرقمية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها
- معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين
- التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية المعتمدة مع التركيز على تحديد الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء
محتوى البرنامج:
المفاهيم الإستراتيجية الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية:
- أهمية العمل المكتبي في زيادة الفعالية الإدارية.
- دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
- المهارات الإدارية لمديري المكاتب وطرق تنميتها.
- المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق التميز في أداء مديري المكاتب.
- المهارات المهنية لمديري المكاتب لتحقيق الكفاءة والفعالية الإدارية.
الإجراءات المتقدمة للسكرتارية التنفيذية:
- إجراءات العمل الحديثة في المكاتب.
- مظاهر تعقيد الإجراءات وأسبابها وفوائد تبسيط الإجراءات.
- عناصر البيئة الفعالة للسكرتارية التنفيذية.
- مهارة الإدارة بالحذف، مهارة تذكر المستقبل، ومهارة إعداد هيكل تنظيمي للمكاتب.
- مهارات الإدارة الذاتية لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- مفاهيم ومعايير الجودة لأعمال السكرتارية.
- أساليب التفكير الإنساني في حل مشكلات السكرتارية التنفيذية.
آليات تطوير الكفاءة الإدارية للسكرتير التفيذي:
- المنهج الإبتكاري لأعمال مدراء المكاتب وأعمال السكرتارية
- التفكير الإبداعي لمديري المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية.
- أساليب إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات.
- مهارات إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان.
- الطرق الحديثة في أعداد وكتابة المحاضر والجلسات والتقارير الفعالة.
- التقنيات المتقدمة في مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر.
آليات وإستراتيجيات تطبيق السكرتارية الإلكترونية:
- تنظيم المحفوظات والأرشيف الإلكتروني
- أسس تصنيف المحفوظات.
- أنواع المعلومات وأهميتها.
- أهمية مصفوفة الأوراق وآليات التعامل معها.
- تكاليف الأعمال الزائدة.
- المشكلات المترتبة على تراكم الأوراق.
- آليات تقليص العمل الورقي والروتين في المكاتب.
- التوجه نحو الأرشيف الآلي من خلال عمل شبكات بين الإدارات.
- الخطوات العملية في إستخدام المستندات الإلكترونية بدلا من الورقية.
- حالة عملية.
المهارات الإدارية والسلوكية و الإبداعية لمدراء المكاتب الحديثة:
- مهارات التواصل و التعامل مع الشخصيات المهمة.
- مهارات إدارة الوقت و ترتيب الأولويات و إدارة الإجتماعات
- مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات.
- مهارات إدارة الصراعات و التعامل مع المواقف الصعبة
- مهارة الذكاء العاطفي
- مهارات التفكير الابداعي و الابتكاري
كافة الحقوق محفوظة لشركة يوروماتيك للتدريب والإستشارات الإدارية © 2023
Copyright © 2023 EuroMaTech Training & Consultancy. All rights reserved
هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة والقوانين الدولية ذات الصلة.
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليًا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.
