دورة تدريبية معتمدة
التحول الرقمي في إدارة الوثائق والسجلات
تطوير مهارات استخدام أنظمة إدارة السجلات الرقمية، أتمتة العمليات، وتعزيز الأمن السيبراني، مع التركيز على الأرشفة الحديثة واسترجاع الوثائق
مقدمة:
مع التطور السريع للتكنولوجيا وظهور أنظمة الرقمنة الحديثة، أصبحت إدارة الوثائق والسجلات بأساليب تقليدية غير كافية لتلبية احتياجات المؤسسات في العصر الرقمي. يُعد التحول الرقمي في إدارة الوثائق والسجلات خطوة أساسية نحو تحسين الكفاءة التشغيلية، تعزيز الأمان، وضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية.
تهدف دورة التحول الرقمي في إدارة الوثائق والسجلات إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والأدوات اللازمة لتطبيق تقنيات الرقمنة في إدارة الوثائق والمعلومات. تشمل الدورة التعرف على مفهوم الرقمنة، استخدام أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية (EDMS)، وأتمتة عمليات الأرشفة والحفظ لتقليل الأخطاء البشرية وتوفير الوقت. كما تُركز على تعزيز الأمان السيبراني لحماية البيانات الحساسة وضمان استمرارية الأعمال.
من خلال محتوى عملي وتطبيقي، سيتعلم المشاركون كيفية تصميم وتنفيذ سياسات وإجراءات رقمية فعّالة لإدارة الوثائق، مع تحسين الوصول إلى المعلومات وسهولة استرجاعها عند الحاجة. تُعتبر هذه الدورة فرصة فريدة لتعزيز المهارات المهنية ومواكبة التطورات التقنية التي تعزز من كفاءة العمل المؤسسي.
الجدارات المستهدفة لدورة التحول الرقمي في إدارة الوثائق والسجلات:
- فهم إدارة الوثائق والسجلات الرقمية: القدرة على تحليل احتياجات المؤسسة وتطبيق مفاهيم التحول الرقمي.
- إدارة الأنظمة الرقمية: مهارة استخدام أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية بكفاءة.
- الأمن السيبراني: حماية الوثائق الرقمية من الاختراقات وضمان سرية المعلومات.
- أتمتة العمليات: تطوير مهارات تنفيذ وحفظ الوثائق والسجلات باستخدام الحلول الرقمية.
- تحليل البيانات واسترجاعها: القدرة على تنظيم واسترجاع الوثائق بسرعة ودقة وفق الأنظمة الرقمية.
- التكيف مع التغيرات التكنولوجية: اكتساب المرونة للتعامل مع التحولات الرقمية في بيئة العمل.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة وورش العمل من:
- فهم أهمية التحول الرقمي لتحسين كفاءة إدارة الوثائق.
- تعلم استخدام أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية بكفاءة واحترافية.
- تطبيق أدوات الأتمتة لتقليل الأخطاء وتحسين سير العمليات.
- تحسين القدرة على تصنيف وأرشفة الوثائق بطريقة رقمية منظمة.
- تطوير استراتيجيات لحماية الوثائق الرقمية وضمان سرية البيانات.
- اكتساب مهارات استرجاع الوثائق والمعلومات بسرعة وسهولة فائقة.
- تعزيز الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية في إدارة الوثائق.
- تحسين العمل الجماعي باستخدام تقنيات التعاون الرقمي المتقدمة.
- التكيف مع التحولات التكنولوجية لتحسين الأداء المؤسسي العام.
- إعداد سياسات فعّالة لإدارة دورة حياة الوثائق الرقمية كاملة.
منهجية التدريب:
تعتمد دورة التحول الرقمي في إدارة الوثائق والسجلات على منهجية تدريب تفاعلية تجمع بين التعليم النظري والتطبيق العملي لتزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتطبيق التقنيات الرقمية في إدارة الوثائق والسجلات. يتم تقديم المحتوى التدريبي من خلال محاضرات تفاعلية، أمثلة عملية، وعروض تقديمية تسلط الضوء على أحدث الممارسات والاتجاهات في التحول الرقمي.
كما تشمل الدورة ورش عمل تطبيقية ودراسات حالة حقيقية تتيح للمشاركين تجربة استخدام أنظمة إدارة الوثائق الرقمية (EDMS) وأدوات الأتمتة المختلفة. يتم التركيز على تعزيز التفاعل بين المشاركين والمدربين من خلال مناقشات جماعية وأنشطة عملية لتطوير حلول مخصصة لتحديات إدارة الوثائق. تهدف هذه المنهجية إلى تحقيق التوازن بين المعرفة النظرية والمهارات العملية لضمان جاهزية المشاركين لتنفيذ التحول الرقمي في مؤسساتهم.
محتوى البرنامج:
مقدمة في التحول الرقمي وإدارة الوثائق
- مفهوم التحول الرقمي وأهميته في إدارة الوثائق والسجلات.
- التحديات التقليدية في إدارة الوثائق وكيفية معالجتها رقميًا.
- فوائد تطبيق الأنظمة الرقمية في المؤسسات الحديثة.
- دورة حياة الوثائق من الإنشاء إلى الأرشفة أو الإتلاف.
- معايير وأسس حوكمة الوثائق الرقمية.
ورشة عمل: تحليل وضع إدارة الوثائق الحالي وتحديد احتياجات التحول الرقمي.
أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الرقمية (EDMS)
- التعرف على أنظمة إدارة الوثائق والسجلات (EDMS).
- خطوات اختيار النظام المناسب للمؤسسة.
- خصائص وميزات أنظمة إدارة الوثائق الرقمية الفعّالة.
- كيفية تكامل أنظمة EDMS مع العمليات المؤسسية الأخرى.
- قياس الأداء وضمان كفاءة النظام بعد التنفيذ.
ورشة عمل: تطبيق عملي على إعداد وتنظيم نظام إدارة سجلات إلكتروني.
أتمتة العمليات الإدارية للوثائق والسجلات
- مفهوم الأتمتة وكيفية تطبيقها في إدارة الوثائق.
- تصميم عمليات مؤتمتة لحفظ وأرشفة الوثائق بسهولة.
- تقنيات التوقيع الإلكتروني والمراسلات الرقمية الرسمية.
- تقليل الأخطاء البشرية باستخدام حلول الأتمتة.
- تقييم الجدوى الاقتصادية للأتمتة في إدارة الوثائق.
ورشة عمل: إنشاء نموذج عملية مؤتمتة لإدارة وثائق المؤسسة.
الأمن السيبراني وحماية الوثائق الرقمية
- أهمية الأمن السيبراني في إدارة الوثائق الرقمية.
- استراتيجيات حماية الوثائق من الاختراق أو الضياع.
- إدارة حقوق الوصول إلى السجلات والوثائق الحساسة.
- أنظمة النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات.
- الامتثال للقوانين والسياسات المتعلقة بسرية المعلومات.
ورشة عمل: إعداد خطة أمان لحماية الوثائق الرقمية في المؤسسة.
استرجاع الوثائق والمعلومات بكفاءة
- تنظيم وتصنيف الوثائق لضمان سهولة الوصول إليها.
- أدوات البحث الرقمي داخل أنظمة إدارة الوثائق.
- استراتيجيات تحسين الوصول إلى المعلومات بسرعة.
- تطوير سياسات استرجاع الوثائق في حالات الطوارئ.
- أمثلة عملية لتطبيق استرجاع الوثائق المؤسسية.
ورشة عمل: تصميم نظام استرجاع سريع لوثائق المؤسسة.
تطبيق التحول الرقمي واستدامته
- وضع خطط التحول الرقمي وتحديد مراحل التنفيذ.
- إدارة التغيير لضمان قبول الفرق لنظم الرقمنة.
- تدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الرقمية بكفاءة.
- تقييم الأداء وتحسين العمليات بعد التحول الرقمي.
- مستقبل إدارة الوثائق: تقنيات متقدمة كالذكاء الاصطناعي والبلوك تشين.
ورشة عمل: إعداد خطة عمل لتحول رقمي شامل لإدارة الوثائق بالمؤسسة.
دورات تدريبية وندوات ذات صلة:
كافة الحقوق محفوظة لشركة يوروماتيك للتدريب والإستشارات الإدارية © 2024
Copyright © 2024 EuroMaTech Training & Consultancy. All rights reserved
هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة والقوانين الدولية ذات الصلة.
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليًا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.
