تطبيقات السكرتارية المتقدمة في ظل منظومة التحول الرقمي
افضل الممارسات و لكفاءة والتنظيم في إدارة المكاتب الرقمية
مقدمة:
تتمحور هذه الدورة حول تتطبيقات السكرتارية المتقدمة في ظل منظومة التحول الرقمي، حيث تهدف إلى تعزيز كفاءة العاملين في مجال السكرتارية في مواجهة التحديات والفرص التي توفرها التكنولوجيا الحديثة. من خلال هذه الدورة، يتعرف المشاركون على أحدث الأدوات الرقمية التي تُستخدم في إدارة المكاتب، بما في ذلك تنظيم البيانات، وجدولة المواعيد، وإدارة المهام، والتواصل الفعّال مع العملاء والزملاء، وتبسيط سير العمل. تُعرض أيضًا أفضل الممارسات في استخدام برامج الحوسبة السحابية، وتطبيقات إدارة المشاريع، ونظم أتمتة العمليات لتعزيز الإنتاجية.
يكتسب المشاركون مهارات متقدمة في إدارة البريد الإلكتروني، وإعداد التقارير، وتصميم العروض التقديمية، إضافةً إلى الحفاظ على مستوى عالٍ من التنظيم والاحترافية في العمل عن بُعد أو ضمن المكتب. علاوة على ذلك، تتناول الدورة كيفية مواجهة تحديات الأمان الرقمي وحماية البيانات، وأهمية توظيف معايير الحماية الحديثة في بيئة العمل الرقمي.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة وورش العمل من:
- استكشاف أدوات السكرتارية الرقمية المتقدمة.
- تحسين إدارة البيانات وتنظيم المعلومات إلكترونيًا.
- تعزيز التواصل الفعّال مع العملاء والزملاء عبر الأدوات الرقمية.
- استخدام برامج الحوسبة السحابية لإدارة المهام بفاعلية.
- تطبيق أفضل الممارسات في أتمتة العمليات.
- تطوير مهارات إعداد التقارير وتصميم العروض التقديمية.
- تحسين مستوى الأمان الرقمي وحماية البيانات.
- التكيف مع التحول الرقمي بكفاءة ومرونة.
- تنمية القدرة على التفكير الإبداعي والابتكار في مجال السكرتارية
منهجية التدريب:
تقوم منهجية التدريب لدورة " تطبيقات السكرتارية المتقدمة في ظل منظومة التحول الرقمي " على المزج بين النظري والتطبيقي، لتزويد المشاركين بفهم شامل لأحدث أدوات وتقنيات السكرتارية الرقمية. تبدأ المنهجية بمقدمة تشرح دور التحول الرقمي في تغيير أساليب العمل، وتبرز أهمية السكرتارية المتقدمة في دعم استراتيجيات التحول الرقمي للمؤسسات. يتم التركيز على تقديم جلسات عملية تشمل تمارين حول استخدام تطبيقات إدارة المهام، وبرامج الحوسبة السحابية، وأتمتة العمليات المكتبية. توفر هذه الجلسات للمشاركين فرصةً للتعرف على كيفية تنظيم البيانات وإعداد التقارير والعروض التقديمية بكفاءة، وتطوير مهاراتهم في التواصل الفعّال مع العملاء والزملاء. كما تقدم المنهجية دراسات حالة تُظهر أمثلة واقعية عن المؤسسات التي تبنت التحول الرقمي في مجال السكرتارية، وأحدثت فرقًا كبيرًا في الإنتاجية. تُختتم الدورة بتقييم شامل لاكتساب المهارات، ما يضمن أن المشاركين يستطيعون تطبيق ما تعلموه بشكل عملي لتحسين أدائهم الوظيفي وتعزيز جاهزيتهم لمتطلبات العمل الحديثة.
محتوى البرنامج:
السكرتارية المتقدمة والتحول الرقمي
- فهم التحول الرقمي وتأثيره على السكرتارية.
- تطور دور السكرتارية في ظل التكنولوجيات الحديثة.
- أهمية التنظيم في بيئة العمل الرقمية.
- تحديات وفرص التحول الرقمي في إدارة المكاتب.
- تحديد المهارات المطلوبة لسكرتارية متقدمة وفعّالة.
تطبيقات إدارة البيانات وتنظيمها
- أدوات إدارة البيانات وتنظيم الملفات إلكترونيًا.
- استخدام الحوسبة السحابية لتخزين واسترجاع المعلومات.
- تطوير أنظمة تصنيف وفرز آمنة للوثائق الرقمية.
- دمج البيانات الورقية في الأنظمة الإلكترونية.
- حماية وأمن البيانات وفق المعايير الحديثة.
إدارة المهام وجدولة المواعيد
- استخدام تطبيقات جدولة المهام والمواعيد بفعالية.
- أتمتة العمليات لتبسيط سير العمل وزيادة الإنتاجية.
- تنظيم الاجتماعات وتوزيع الدعوات باستخدام الأدوات الرقمية.
- متابعة تنفيذ المهام وتقديم التقارير حول سير العمل.
- تطوير إجراءات الاتصال بين الفرق المختلفة.
التواصل الفعّال في بيئة العمل الرقمية
- استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني بطريقة فعّالة.
- أدوات المؤتمرات المرئية والتواصل عن بُعد.
- إدارة قنوات التواصل الاجتماعي لتنمية العلاقات.
- كتابة التقارير والمراسلات الإلكترونية بشكل احترافي.
- التغلب على تحديات العمل عن بُعد باستخدام التكنولوجيا.
إعداد العروض التقديمية والتقارير
- تصميم عروض تقديمية جذابة باستخدام أدوات حديثة.
- تحويل البيانات إلى رسومات ومخططات بصرية واضحة.
- بناء تقارير مفصلة تلبي متطلبات الإدارة العليا.
- تعزيز مهارات عرض الأفكار والنتائج بفعالية.
- تخصيص العروض والتقارير لتناسب مختلف المستويات الإدارية.
أتمتة العمليات وتحسين الإنتاجية
- تحليل العمليات المكتبية واكتشاف فرص الأتمتة.
- استخدام أدوات وبرامج أتمتة العمليات لتعزيز الكفاءة.
- تقليل الوقت الضائع في العمليات الروتينية.
- تعزيز الإنتاجية عبر أتمتة مهام السكرتارية المتكررة.
- تطبيق نظم إدارة المشاريع ومتابعة تنفيذها رقميًا.
كافة الحقوق محفوظة لشركة يوروماتيك للتدريب والإستشارات الإدارية © 2023
Copyright © 2023 EuroMaTech Training & Consultancy. All rights reserved
هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة والقوانين الدولية ذات الصلة.
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليًا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.
