شهادة السكرتير التنفيذي المحترف (Certified Executive Secretary)
تطوير الكفاءة والاحترافية في إدارة المكاتب التنفيذية بمهارات متقدمة
مقدمة:
تعتبر السكرتارية التنفيذية من أهم الركائز التي تعتمد عليها المؤسسات لتحقيق كفاءة تشغيلية عالية وتنظيم فعّال للأعمال. يُعد السكرتير التنفيذي حلقة وصل رئيسية بين الإدارة العليا وأقسام المؤسسة، حيث تتطلب هذه الوظيفة مهارات متقدمة في التخطيط، التنظيم، وإدارة المهام اليومية.
شهادة السكرتير التنفيذي المحترف (Certified Executive Secretary) هي برنامج تدريبي شامل يهدف إلى تمكين المشاركين من اكتساب المعرفة والمهارات اللازمة لأداء دورهم بكفاءة واحترافية. تغطي الدورة مهارات إدارة الوقت، إعداد التقارير والمراسلات، تنظيم الاجتماعات، واستخدام التكنولوجيا الحديثة لتعزيز الأداء المكتبي.
من خلال هذه الدورة، سيتعلم المشاركون كيفية بناء علاقات عمل إيجابية، تحسين مهارات التواصل الفعّال، وضمان السرية المهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة. كما ستساعدهم على التكيف مع التحديات المتغيرة في بيئة العمل الحديثة.
شهادة السكرتير التنفيذي المحترف ليست مجرد تدريب، بل هي استثمار في تطوير القدرات المهنية للمشاركين، مما يتيح لهم دعم الإدارة العليا بشكل استراتيجي والمساهمة في تحقيق أهداف المؤسسة بنجاح.
الجدارات المستهدفة لشهادة السكرتير التنفيذي المحترف (Certified Executive Secretary):
- التخطيط والتنظيم: القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة المهام اليومية بفعالية.
- إدارة الوقت: مهارة تنظيم الوقت لتحقيق أعلى مستويات الإنتاجية.
- إعداد التقارير والمراسلات: كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بأسلوب احترافي.
- إدارة الاجتماعات: التحضير، التوثيق، ومتابعة تنفيذ القرارات بمهارة.
- التواصل الفعّال: بناء علاقات إيجابية وتحسين مهارات الاتصال الشفهي والكتابي.
- استخدام التكنولوجيا: تطبيق الأدوات الرقمية لتحسين العمليات المكتبية وزيادة الكفاءة.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية البرنامج من:
- تعزيز مهارات التخطيط والتنظيم لتحسين أداء العمل اليومي.
- تطوير القدرة على إدارة الوقت وترتيب الأولويات بفعالية.
- إتقان كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بأسلوب احترافي ودقيق.
- تحسين مهارات التواصل مع الإدارة العليا والزملاء بفعالية.
- استخدام الأدوات الرقمية لتسهيل العمليات وتحسين الكفاءة المكتبية.
- تعلم تقنيات إدارة الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة التنفيذ.
- تعزيز السرية المهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة والإدارية.
- تطوير التفكير التحليلي لحل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة.
- اكتساب المرونة للتعامل مع الضغوط وتعدد المهام اليومية.
- تعزيز الاحترافية لبناء علاقات عمل إيجابية وداعمة للمؤسسة.
منهجية التدريب:
منهجية التدريب لدورة شهادة السكرتير التنفيذي المحترف (Certified Executive Secretary) تعتمد منهجية التدريب على الجمع بين التعليم النظري والتطبيق العملي، لضمان فهم شامل وتطبيق فعّال للمهارات المكتسبة. يتم تقديم المحتوى التدريبي من خلال محاضرات تفاعلية تغطي الجوانب الأساسية للسكرتارية التنفيذية مثل التخطيط، التنظيم، وإدارة الوقت، مع التركيز على توضيح المفاهيم باستخدام أمثلة عملية من واقع العمل. كما يتم دعم المشاركين بدراسات حالة لتحليل سيناريوهات حقيقية ومناقشة الحلول المثلى.
تركز المنهجية على إشراك المشاركين في ورش عمل تطبيقية وأنشطة جماعية تهدف إلى تعزيز مهاراتهم في إعداد المراسلات، إدارة الاجتماعات، والتعامل مع التحديات اليومية. يتم استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة لتمكين المشاركين من اكتشاف كيفية تحسين كفاءة الأداء المكتبي. توفر هذه المنهجية توازنًا بين المعرفة النظرية والخبرة العملية لضمان جاهزيتهم لتطبيق المهارات المكتسبة فور انتهاء الدورة.
محتوى البرنامج:
التخطيط والتنظيم الفعّال
- تحديد دور ومسؤوليات السكرتير التنفيذي في بيئة العمل.
- أسس التخطيط الاستراتيجي لتنظيم المهام اليومية والأسبوعية.
- تقنيات ترتيب الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة.
- تصميم جداول العمل وتنظيم المواعيد باستخدام الأدوات الرقمية.
- التعامل مع التحديات الطارئة وإعادة جدولة المهام بمرونة.
إعداد التقارير والمراسلات الرسمية
- كتابة التقارير الإدارية بأسلوب احترافي ومختصر.
- إعداد المراسلات الداخلية والخارجية بشكل دقيق ومنظم.
- استخدام القواعد اللغوية والمهارات الكتابية لتحسين جودة الكتابة.
- توثيق الملاحظات والاجتماعات بطريقة واضحة وشاملة.
- التعامل مع البريد الإلكتروني وتنسيق الردود الرسمية.
إدارة الاجتماعات والفعاليات
- التحضير للاجتماعات: إعداد الأجندة وتنظيم المشاركين.
- إدارة الاجتماعات بفعالية وتحقيق الأهداف المرجوة منها.
- توثيق محاضر الاجتماعات وتوزيع القرارات على الأطراف المعنية.
- متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الاجتماعات.
- تنظيم وإدارة الفعاليات المؤسسية والمناسبات الخاصة.
تقنيات التواصل الفعّال
- مهارات الاتصال الشفهي والكتابي لبناء علاقات إيجابية.
- الاستماع الفعّال والتعامل مع المواقف الصعبة باحترافية.
- تحسين التفاعل مع فريق العمل والإدارة العليا.
- إدارة النزاعات وحل المشكلات داخل بيئة العمل.
- تقديم الأفكار والاقتراحات بطريقة مؤثرة وواضحة.
التكنولوجيا في العمل المكتبي
- استخدام أدوات إدارة المهام مثل Microsoft Office وتطبيقات Google.
- تنظيم البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات باستخدام التقنيات الحديثة.
- تقنيات أتمتة العمليات لتبسيط العمل المكتبي.
- إدارة الملفات والوثائق الرقمية بشكل آمن وفعال.
- استكشاف أدوات التعاون الرقمي لتحسين الأداء المكتبي.
السرية المهنية والاحترافية
- الحفاظ على سرية المعلومات الإدارية والتعامل معها بذكاء.
- تعزيز الاحترافية والالتزام بأخلاقيات العمل المكتبي.
- بناء الثقة مع الإدارة العليا والزملاء.
- التعامل مع المواقف الحساسة وحل المشكلات بسرية وهدوء.
- تحسين الصورة المهنية للسكرتير التنفيذي داخل المؤسسة.
الإعتمادات الدولية:
معهد القيادة والإدارة (ILM): يعد معهد القيادة والإدارة ILM التابع لمجموعة (City & Guilds) من المعاهد الرائدة في منح المؤهلات وتنمية المهارات القيادية والإدارية في المملكة المتحدة، علماً بأن المجموعة قد تم تأسيسها عام 1878، وبذلك تُعتبر أقدم وأكبر مؤسسة مانحة للمؤهلات المهنية في المملكة المتحدة. وقد نجحت يوروماتيك في الحصول على اعتماد من معهد القيادة والإدارة ILM يؤهل المشاركين في أي من دورات يوروماتيك التدريبية المعتمدة من قبل المعهد ILM.
For more information on ILM – please visit – www.i-l-m.com
دورات تدريبية وندوات ذات صلة:
كافة الحقوق محفوظة لشركة يوروماتيك للتدريب والإستشارات الإدارية © 2024
Copyright © 2024 EuroMaTech Training & Consultancy. All rights reserved
هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة والقوانين الدولية ذات الصلة.
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليًا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.
