دورة تدريبية معتمدة
السكرتارية التنفيذية الذكية وإدارة المكاتب الرقمية
اتقان مهارات السكرتارية التنفيذية الحديثة وفق أحدث التقنيات الرقمية
مقدمة:
في ظل التطورات التكنولوجية المتسارعة، أصبحت إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية تعتمد بشكل كبير على الحلول الرقمية والتقنيات الذكية لتعزيز الإنتاجية وتحسين كفاءة العمل. لم يعد دور السكرتير التنفيذي يقتصر على المهام التقليدية، بل أصبح يشمل إدارة البيانات، استخدام الأنظمة الرقمية، وأتمتة العمليات المكتبية لضمان سرعة ودقة الأداء في بيئة العمل الحديثة.
تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمهارات والأدوات اللازمة لتطوير أدائهم في إدارة المكاتب الرقمية والتعامل مع تقنيات الذكاء الاصطناعي. سيتم التركيز على استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية، الجدولة الذكية، تطبيقات الحوسبة السحابية، وأدوات الأتمتة التي تتيح تنفيذ المهام المكتبية بفعالية.
من خلال مزيج من المحاضرات النظرية وورش العمل التطبيقية، سيتعلم المشاركون كيفية تحسين سير العمل، تعزيز مهارات التواصل الفعّال، إدارة البريد الإلكتروني، تنظيم الاجتماعات الرقمية، وتحليل البيانات لدعم اتخاذ القرار الإداري.
الكفاءات المكتسبة من دورة السكرتارية التنفيذية الذكية وإدارة المكاتب الرقمية:
- إدارة المكاتب الرقمية – استخدام أحدث الأدوات والتقنيات الذكية بفعالية.
- تنظيم الوثائق إلكترونيًا – تطبيق أنظمة الأرشفة وإدارة الملفات الرقمية.
- أتمتة العمليات المكتبية – تحسين الإنتاجية باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- إدارة الاجتماعات الذكية – تنسيق وتنظيم الاجتماعات الرقمية باحترافية.
- تحليل البيانات واتخاذ القرار – استخدام التقنيات الحديثة لدعم الإدارة.
- أمن المعلومات وحماية البيانات – تطبيق معايير الأمان في المراسلات والملفات.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة وورش العمل من:
- تعزيز الكفاءة والإنتاجية من خلال استخدام التقنيات الرقمية الحديثة بفعالية.
- إتقان أدوات الأتمتة لتسهيل العمليات المكتبية وتقليل الأخطاء التشغيلية.
- تنظيم وإدارة الوثائق باستخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية والتخزين السحابي المتقدم.
- تحسين إدارة الاجتماعات عبر جدولة ذكية وإعداد محاضر وتقارير احترافية.
- تعزيز مهارات التواصل والتنسيق بين الإدارات باستخدام المنصات الرقمية الحديثة.
- تحليل البيانات المكتبية لدعم القرارات الإدارية وتطوير استراتيجيات فعالة.
- تطبيق معايير الأمان لحماية المعلومات والمراسلات الرقمية من التهديدات السيبرانية.
- إدارة البريد الإلكتروني بفعالية باستخدام الذكاء الاصطناعي والتنظيم الذكي للمراسلات.
- استكشاف أحدث الاتجاهات في السكرتارية التنفيذية وتطوير المهارات المستقبلية المطلوبة.
منهجية التدريب:
منهجية التدريب – دورة السكرتارية التنفيذية الذكية وإدارة المكاتب الرقمية تعتمد على منهجية تدريب تفاعلية وعملية تجمع بين المحاضرات النظرية، التطبيقات العملية، وورش العمل التفاعلية لضمان اكتساب المهارات اللازمة لإدارة المكاتب الحديثة بفعالية. سيتم تقديم المحتوى من خلال دراسات حالة، أمثلة تطبيقية، وتمارين عملية تهدف إلى تعزيز فهم المشاركين لاستخدام التقنيات الرقمية، الأتمتة، وأدوات الذكاء الاصطناعي في تحسين سير العمل المكتبي.
كما تتضمن الدورة ورش عمل تطبيقية لممارسة مهارات إدارة الاجتماعات الرقمية، تنظيم الوثائق إلكترونيًا، وتحليل البيانات لاتخاذ قرارات ذكية. سيتم استخدام محاكاة حقيقية لأنظمة المكاتب الرقمية لمساعدة المشاركين في إدارة المهام بكفاءة، تنظيم البريد الإلكتروني، والتعامل مع الأدوات الذكية، مع تقديم تقييمات دورية وتغذية راجعة لضمان التطبيق العملي للمهارات المكتسبة في بيئة العمل الفعلية.
محتوى البرنامج:
دور السكرتارية التنفيذية في العصر الرقمي
- مفهوم السكرتارية الذكية ودورها في بيئة العمل الحديثة.
- الفرق بين السكرتارية التقليدية والسكرتارية التنفيذية الرقمية.
- المهارات الأساسية للسكرتير التنفيذي في عصر التحول الرقمي.
- دور الأتمتة والذكاء الاصطناعي في تطوير السكرتارية.
- استراتيجيات تنظيم العمل وزيادة الكفاءة باستخدام الأدوات الذكية.
ورشة عمل: تحليل وتحسين المهام المكتبية باستخدام الأدوات الرقمية.
إدارة المكاتب الرقمية وتنظيم الوثائق إلكترونيًا
- التحول من الأرشفة الورقية إلى الأرشفة الإلكترونية.
- أنظمة إدارة الوثائق الرقمية (DMS) وأفضل الممارسات.
- تصنيف وحفظ الملفات والمراسلات بطريقة منظمة وآمنة.
- استخدام الحوسبة السحابية لتخزين ومشاركة البيانات بفعالية.
- حماية المعلومات وتطبيق معايير أمن البيانات الرقمية.
ورشة عمل: تطبيق أنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق بذكاء.
أدوات الأتمتة والذكاء الاصطناعي في السكرتارية
- استخدام الذكاء الاصطناعي في جدولة المهام والمواعيد.
- تحليل البريد الإلكتروني وإدارته بفعالية باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
- أتمتة الردود والتقارير الدورية لتوفير الوقت والجهد.
- تحسين التواصل الإداري باستخدام تطبيقات التعاون الرقمي.
- تقييم أدوات السكرتارية الذكية وتطبيقها في بيئة العمل.
ورشة عمل: تجربة تطبيقات الأتمتة الذكية في تنظيم وإدارة المهام.
مهارات الاتصال وإدارة الاجتماعات الرقمية
- إعداد وتنظيم الاجتماعات الافتراضية باستخدام Zoom وMicrosoft Teams.
- كتابة محاضر الاجتماعات والتقارير بطرق احترافية.
- تقنيات التواصل الفعّال مع الإدارة العليا والفرق الأخرى.
- التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الإلكترونية بمهارة.
- تعزيز مهارات العرض والإقناع في الاجتماعات الرسمية.
ورشة عمل: تنظيم اجتماع رقمي وإعداد محضر رسمي للاجتماع.
تحليل البيانات واتخاذ القرارات الإدارية
- دور البيانات في تحسين أداء المكاتب واتخاذ القرارات.
- استخدام Excel وPower BI في تحليل البيانات المكتبية.
- استخراج التقارير الإدارية واتخاذ قرارات استراتيجية فعالة.
- قياس الأداء وتحليل الاتجاهات في المهام الإدارية.
- تنفيذ استراتيجيات تطوير الأداء الوظيفي باستخدام البيانات.
ورشة عمل: إعداد وتحليل تقرير إداري باستخدام Excel وPower BI.
الأمن السيبراني وحماية المعلومات في السكرتارية الرقمية
- أساسيات الأمن السيبراني في بيئة العمل المكتبية.
- تقنيات تشفير الملفات والمراسلات وتأمين البيانات.
- إدارة صلاحيات الوصول وحماية المعلومات الحساسة.
- التعامل مع الاختراقات الإلكترونية والطوارئ الأمنية.
- تطبيق سياسات الحماية وفق المعايير الدولية لأمن المعلومات.
ورشة عمل: إعداد خطة لحماية البيانات وتأمين المعلومات في المكتب الرقمي.
دورات تدريبية وندوات ذات صلة:
كافة الحقوق محفوظة لشركة يوروماتيك للتدريب والإستشارات الإدارية © 2024
Copyright © 2024 EuroMaTech Training & Consultancy. All rights reserved
هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة والقوانين الدولية ذات الصلة.
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليًا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.
