أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية (DMS وEDRMS)

تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بفهم مهني متكامل لتصميم واختيار وتطبيق وحوكمة أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الرقمية. وتوضح كيفية إدارة دورة حياة الوثائق، وبناء هياكل التصنيف والفهرسة، واستخدام البيانات الوصفية، وإدارة الإصدارات وسير العمل والصلاحيات. كما تتناول سياسات الاحتفاظ والاستبقاء، والتتبع والتدقيق، وأمن الوثائق، والتكامل مع الأنظمة المؤسسية، بما يدعم الامتثال وكفاءة إدارة المعلومات والتحول إلى بيئة عمل رقمية منظمة.

تشرح الدورة الفرق بين إدارة الوثائق وإدارة السجلات ضمن البيئات الرقمية المؤسسية بصورة عملية. فإدارة الوثائق تركز على تنظيم المحتوى وتداوله وفهرسته وإدارة إصداراته ومسارات اعتماده، بينما تهتم إدارة السجلات بتطبيق سياسات الاحتفاظ والاستبقاء والحفظ والتصرف والتتبع طوال دورة حياة السجل. ويساعد هذا التمييز على تحديد أساليب التعامل المناسبة مع المعلومات، وتعزيز حوكمة الوثائق والسجلات، ودعم الامتثال وكفاءة إدارة المعلومات داخل المؤسسة.

تخاطب الدورة المهنيين الذين ترتبط مسؤولياتهم بإدارة الوثائق والسجلات والمعلومات المؤسسية أو بالتحول الرقمي والحوكمة. ويمكن أن يستفيد منها العاملون في إدارة الوثائق، وإدارة السجلات، وإدارة المعلومات، وإدارة المشاريع الرقمية، والامتثال، وتقنية المعلومات. كما تناسب المشاركين المعنيين بتصميم الهياكل التصنيفية، والفهرسة والبيانات الوصفية، وإدارة الصلاحيات، وتطبيق أنظمة DMS وEDRMS وتخطيط تكاملها مع الأنظمة والتطبيقات المؤسسية الأخرى.

يكتسب المشاركون مهارات عملية في تصميم هياكل التصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية، وبناء مسارات سير العمل لإدارة إنشاء الوثائق واعتمادها وتداولها. كما يتدربون على تطبيق سياسات الاحتفاظ والاستبقاء والحفظ والتصرف في السجلات الإلكترونية، وإدارة الصلاحيات والإصدارات وسجلات التدقيق. وتشمل المهارات أيضًا تخطيط التكامل مع الأنظمة المؤسسية، وتعزيز حوكمة الوثائق، وحماية المعلومات الرقمية، وتنظيم دورة حياة الوثائق والسجلات بكفاءة.

تُقدَّم الدورة وفق منهجية علمية وتطبيقية تجمع بين الشرح المنهجي والممارسة العملية. وتشمل محاضرات تفاعلية وعروضًا تدريبية منظمة لشرح المفاهيم والبنية التقنية، إلى جانب تمارين عملية وورش عمل ودراسات حالة تطبيقية. ويتعامل المشاركون مع موضوعات مثل التصنيف والفهرسة ودورة الحياة والاسترجاع وصلاحيات الوصول والتشفير والتوقيع الرقمي ضمن سياقات مؤسسية.

نعم، تتضمن المنهجية التدريبية تمارين وورش عمل ودراسات حالة تمكّن المشاركين من استخدام تقنيات التعرف الضوئي على النصوص ومعالجة الوثائق الممسوحة. ويأتي ذلك ضمن إطار عملي يربط بين تحويل المحتوى الممسوح إلى معلومات قابلة للإدارة، وتنظيم الوثائق وفهرستها وحفظها واسترجاعها، مع مراعاة صلاحيات الوصول وحماية المعلومات داخل البيئة المؤسسية.

تتناول الدورة إدارة صلاحيات الوصول إلى الوثائق ضمن بيئة مؤسسية آمنة، إضافة إلى إدارة الإصدارات وسجلات التدقيق التي تساعد على ضبط تداول المعلومات ومتابعة العمليات المرتبطة بها. كما تشمل تطبيق أساليب التشفير والتوقيع الرقمي لحماية المعلومات، مع التركيز على حوكمة الوثائق والسجلات والامتثال للسياسات والمتطلبات التنظيمية ذات الصلة بإدارة المعلومات الرقمية.

نعم، تتضمن أهداف الدورة تحليل متطلبات المؤسسة واختيار النظام الأنسب لإدارة الوثائق والسجلات. ولا تقتصر المعالجة على الجانب التقني، بل تشمل فهم مكونات ووظائف أنظمة DMS وEDRMS، وتصميم التصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية، وبناء مسارات سير العمل. كما تتناول إدارة الصلاحيات والإصدارات وسياسات الاحتفاظ والاستبقاء، وحماية الوثائق والمعلومات الرقمية، وتخطيط التكامل مع الأنظمة والتطبيقات المؤسسية الأخرى بما يلائم احتياجات المؤسسة.

تغطي الدورة دورة حياة الوثائق والسجلات من خلال موضوعات مترابطة تبدأ بإنشاء الوثائق وتنظيمها وتصنيفها وفهرستها وإضافة البيانات الوصفية. ثم تتناول إدارة الإصدارات وسير العمل ومسارات الاعتماد والتداول، قبل الانتقال إلى تطبيق سياسات الاحتفاظ والاستبقاء والحفظ والتصرف في السجلات الإلكترونية. وتشمل كذلك التتبع والتدقيق وأمن الوثائق وإدارة الصلاحيات والتكامل مع الأنظمة المؤسسية، بما يربط العمليات اليومية بالحوكمة والامتثال وكفاءة إدارة المعلومات.