الأرشفة الرقمية وإدارة الوثائق والسجلات وفق المعايير الدولية

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من بناء فهم منهجي لإدارة الوثائق والسجلات طوال دورة حياتها، بدءاً من الإنشاء والالتقاط والتصنيف والفهرسة، وصولاً إلى الاستبقاء أو الحفظ طويل الأمد أو الإتلاف الموثق. كما تركز على تطبيق مبادئ المعايير الدولية، وتعزيز أصالة السجلات وموثوقيتها وسلامتها وقابليتها للاستخدام، وتحسين الحوكمة والأمن والامتثال وسرعة استرجاع المعلومات داخل المؤسسات.

تخاطب الدورة بصورة أساسية المهنيين العاملين في إدارة الوثائق والسجلات والأرشيف، والوظائف المرتبطة بحوكمة المعلومات والتحول الرقمي والامتثال المؤسسي. كما يمكن أن يستفيد منها المشاركون الذين يتعاملون مع التصنيف والفهرسة والرقمنة والحفظ وإدارة الصلاحيات، لأنها تجمع بين المفاهيم النظرية والتمارين التطبيقية، وتساعد على تحليل واقع إدارة السجلات وتطوير منظومة عملية داخل المؤسسة.

تتناول الدورة مبادئ ومتطلبات ثلاثة معايير دولية رئيسة هي ISO 15489 لإدارة السجلات، وISO 30301 لنظم إدارة السجلات، وISO 23081 المتعلقة بالبيانات الوصفية للسجلات. ويجري توظيف هذه المبادئ في موضوعات التصنيف، والفهرسة، والاستبقاء، والحفظ الرقمي، وإدارة دورة الحياة، بما يساعد المشاركين على ربط الممارسات اليومية بالحوكمة والامتثال المؤسسي. كما تتناول الدورة كيفية إعداد خطط التصنيف والترميز المتوافقة مع وظائف المؤسسة، وتطوير مخططات البيانات الوصفية لتعزيز تنظيم السجلات وسهولة استرجاعها، وإعداد جداول مدد الاستبقاء وتنظيم إجراءات التحويل والحفظ والإتلاف الموثق. ويُبرز تطبيق هذه المعايير الدولية أهمية تعزيز أصالة السجلات وموثوقيتها وسلامتها وقابليتها للاستخدام المستمر، إلى جانب إدارة صلاحيات الوصول وحماية الوثائق من المخاطر المعلوماتية، بما يدعم تقييم أنظمة الأرشفة الرقمية وتحديد فرص التحسين والامتثال المؤسسي.

يتدرب المشاركون على إعداد خطط التصنيف والترميز بما يتوافق مع وظائف المؤسسة وعملياتها، وتطوير مخططات البيانات الوصفية لتحسين تنظيم السجلات وإمكانية استرجاعها. وتشمل المهارات كذلك تطبيق الفهرسة، وتحليل بنية البيانات، وضبط جودة الملفات والصور الإلكترونية بعد الرقمنة، إلى جانب استخدام أساليب البحث والاسترجاع التي تدعم الوصول المنظم والدقيق إلى الوثائق والسجلات.

تقدم الدورة دورة حياة الوثائق والسجلات باعتبارها مساراً متكاملاً يبدأ بالإنشاء أو الالتقاط، ثم التصنيف والفهرسة وإدارة البيانات الوصفية وتحديد صلاحيات الوصول. وتنتقل المنهجية إلى إعداد جداول مدد الاستبقاء، وتنظيم التحويل والحفظ أو الإتلاف الموثق، مع مراعاة أصالة السجلات وموثوقيتها وسلامتها وقابليتها للاستخدام المستمر، بدلاً من التعامل مع الأرشفة كعملية تخزين منفصلة فقط.

تغطي الدورة إجراءات رقمنة الوثائق وضبط جودة الملفات والصور الإلكترونية، إلى جانب مبادئ الحفظ الرقمي طويل الأمد واستدامة الأصول الوثائقية والمعرفية. كما تتناول تنظيم الملفات، وإدارة البيانات الوصفية، والفهرسة، وتحديد مدد الاستبقاء، وضوابط التحويل والحفظ والإتلاف. ويرتبط ذلك كله بمتطلبات الأمن والامتثال، وبالحاجة إلى ضمان بقاء السجلات قابلة للاستخدام والاسترجاع.

نعم، تتضمن الدورة ورش عمل وتطبيقات عملية ومحاكاة مرتبطة بموضوعاتها الرئيسة. يتدرب المشاركون على تحليل واقع إدارة السجلات، وتصميم خطط التصنيف، وإعداد البيانات الوصفية، وبناء جداول مدد الاستبقاء، وتحديد ضوابط الحفظ والإتلاف. كما يطبقون إجراءات الرقمنة والفهرسة وضبط الجودة وإدارة الصلاحيات والبحث والاسترجاع، مع تقييم التقدم من خلال أنشطة فردية وجماعية.

تتناول الدورة إدارة صلاحيات الوصول وحماية الوثائق والسجلات من المخاطر المعلوماتية، باعتبار الأمن جزءاً من منظومة إدارة السجلات وليس إجراءً منفصلاً. كما تربط بين حماية المحتوى، وضبط الوصول، وتعزيز أصالة السجلات وموثوقيتها وسلامتها، مع الاهتمام بمتطلبات الحوكمة والامتثال. ويطبق المشاركون ضوابط إدارة الصلاحيات ضمن تمارين ومحاكاة مرتبطة ببيئات الأرشفة الرقمية.